Als privater Vermieter erledigst Du die Verwaltung meist abends oder am Wochenende. Du gleichst Kontoauszüge mit Deiner Mietliste ab, suchst Handwerkerrechnungen im Mailpostfach und sitzt einmal im Jahr über der Nebenkostenabrechnung. Digitalisierung und KI in der Immobilienverwaltung sollen genau diese Handarbeit kleiner machen. Wir zeigen Dir, was davon heute wirklich funktioniert und was Du getrost ignorieren kannst.
Was Digitalisierung für private Vermieter konkret heißt
Digitalisierung in der Immobilienverwaltung bedeutet nicht, Papier einzuscannen und in Ordnern auf dem Rechner abzulegen. Es bedeutet, dass jede Information nur einmal erfasst wird und danach überall zur Verfügung steht. Die Miete, die auf dem Konto eingeht, taucht im Mieten-Tracker auf, in der Auswertung pro Objekt und später in der Anlage V. Der Beleg für die Gartenpflege landet beim richtigen Objekt und steht in der nächsten Nebenkostenabrechnung bereit.
KI ist dabei das Werkzeug, das unstrukturierte Dinge lesbar macht: ein Foto einer Rechnung, einen Mietvertrag als PDF, eine Frage in normaler Sprache. Wer heute noch mit einer Excel-Tabelle arbeitet, fängt am besten mit dem Umstieg an. Wie das geht, zeigt unsere Excel-Alternative für Vermieter.
Mieteingänge: Bankabgleich statt Kontoauszug
Bei sechs Wohnungen sind das 72 Mietzahlungen im Jahr, die Du einzeln prüfst. Fehlen bei einem Mieter 50 Euro, fällt das in der Kontoübersicht kaum auf. Mit einer Bankanbindung holt ViVi die Umsätze Deines Kontos mehrmals täglich ab. Der Zugriff läuft über den lizenzierten PSD2-Dienstleister BanksAPI, die Freigabe bestätigst Du bei Deiner Bank und erneuerst sie in der Regel alle 90 Tage.
Die KI ordnet eingehende Zahlungen den offenen Mieten zu und zeigt Dir zu jedem Vorschlag, wie sicher sie sich ist. Du bestätigst oder lehnst ab. Abgelehnte Vorschläge merkt sich ViVi, für wiederkehrende Zahlungen desselben Mieters legst Du eine Zuordnungsregel an. Bleibt eine Miete offen, erinnert das Mahnwesen über bis zu vier Stufen, von der Zahlungserinnerung bis zur 3. Mahnung.
Belege: fotografieren statt abtippen
Über das Jahr kommen schnell ein paar hundert Belege zusammen, von Handwerkerrechnungen über Versicherungsbeiträge bis zu Abrechnungen der Stadtwerke. Mit der Belegverwaltung lädst Du einen Beleg hoch, schickst ihn an Deine persönliche Beleg-E-Mail-Adresse oder fotografierst ihn ab. ViVi liest Betrag, Datum und Beschreibung aus und schlägt das Objekt und die Kostenzuordnung vor. Stammt die Rechnung aus einem Auftrag, den Du über die Handwerkerkoordination in ViVi vergeben hast, übergibst Du sie nach der Abnahme per Klick an die Belege.
Du prüfst den Vorschlag und speicherst. Nichts wird ungeprüft verbucht. Wenn Du Dein eigenes Postfach verbindest, legst Du Absenderregeln an, etwa für alle Mails von der Domain Deines Versorgers. Deren Anhänge landen dann ohne Weiterleiten in der Prüfliste.
Der KI-Assistent: fragen statt suchen
ViVi, der KI-Assistent in Deinem Account, beantwortet Fragen zu Deinem Portfolio. Du schreibst im Web-Chat oder per WhatsApp, so wie Du einer Kollegin schreiben würdest: „Welche Mieten sind im September offen?“ oder „Wer wohnt in der Musterstraße 4?“ Per WhatsApp gehen auch Sprachnachrichten, Fotos und Dokumente.
ViVi kann auch Daten anlegen. Lädst Du einen Mietvertrag hoch, entsteht daraus ein Mietverhältnis mit Mieter- und Mietdaten. Aus einem Kaufvertrag wird ein Objekt, aus einem Darlehensvertrag eine Finanzierung. Bevor etwas gespeichert wird, zeigt ViVi Dir alle Werte in einer Übersicht und wartet auf Deine Bestätigung. Das ist bewusst so gebaut, denn auch eine KI kann sich verlesen. Mehr dazu steht in unserem Artikel über den KI-Assistenten in ViVi.
Nebenkostenabrechnung: aus Daten, die schon da sind
Die Nebenkostenabrechnung ist der Punkt, an dem sich die Digitalisierung im Jahresverlauf auszahlt. Die Belege sind schon den Objekten zugeordnet, die Vorauszahlungen stehen im Mieten-Tracker. Der Assistent führt Dich durch Umlageschlüssel, Zählerstände, die Heizkostenaufteilung nach Heizkostenverordnung und die CO2-Kostenaufteilung. Die fertige Abrechnung verschickst Du per E-Mail oder per Post.
Vermietest Du eine Eigentumswohnung, lädst Du die Hausgeldabrechnung als PDF hoch. ViVi liest die Kostenzeilen und die Heizkostenabrechnung aus und übernimmt sie als Grundlage. Ehrlich dazu gehört, dass die Hausgeldabrechnung, die ein Verwalter für die Eigentümer einer WEG aufstellt, bei uns noch in Entwicklung ist. Für Deine eigenen Mietverhältnisse rechnest Du schon heute vollständig ab.
Brain: eine Liste für alles, was ansteht
Viele kleine Aufgaben gehen im Alltag unter: ein Zählerstand, der noch fehlt, ein Brief, der als Entwurf liegt, ein analysiertes Dokument mit einer Frist. Das Brain sammelt, was ViVi aus Deinen Daten als Entscheidung erkennt, und sortiert es in vier Bereiche: „Was dringend ansteht“, „Als Nächstes“, „Im Blick behalten“ und „ViVi kümmert sich“. Eigene Aufgaben mit Termin und Wiederholung legst Du dort ebenfalls an.
Was Du als privater Vermieter ignorieren kannst
Viele Texte über Digitalisierung in der Immobilienbranche drehen sich um Sensoren im Gebäude, Blockchain-Grundbücher, virtuelle Besichtigungen und Preisprognosen aus Big Data. Für große Bestände mag das eine Rolle spielen. Wer drei bis zwanzig Wohnungen vermietet, verliert seine Zeit woanders: beim Abgleich der Mieten, beim Sortieren von Belegen und bei der jährlichen Abrechnung. Aus unserer Sicht liegt dort der größte Hebel, weil wir unsere eigenen Immobilien genauso verwalten.
Wichtiger als jede Zukunftstechnik ist die Frage, wer auf Deine Daten zugreifen kann. Achte bei jedem Werkzeug auf drei Punkte: wie die Bank angebunden ist, ob Du Mitarbeitern oder Familienmitgliedern eingeschränkte Rechte geben kannst und ob die KI nur Deine eigenen Daten sieht. In ViVi vergibst Du Rollen und Berechtigungen im Team, und der KI-Assistent arbeitet ausschließlich mit den Daten Deines Accounts.
Digitalisierung hilft Dir dann, wenn Du am Ende weniger abtippst und schneller siehst, was fehlt. Genau daran messen wir jede Funktion, die wir bauen.
Häufige Fragen zu Digitalisierung und KI in der Immobilienverwaltung
Was bedeutet Digitalisierung in der Immobilienverwaltung?
Digitalisierung heißt, dass Mieten, Belege, Verträge und Zählerstände einmal digital erfasst werden und an einem Ort liegen. Kontoumsätze kommen über eine Bankanbindung automatisch herein, Belege werden fotografiert statt abgetippt. Aus diesen Daten entstehen dann Auswertungen, Mahnungen und die Nebenkostenabrechnung, ohne dass Du Zahlen von einer Liste in die nächste überträgst.
Was macht KI in der Immobilienverwaltung konkret?
KI liest Dokumente und Texte und macht daraus Vorschläge. In ViVi erkennt sie auf einem Beleg Betrag, Datum und Beschreibung, ordnet Kontoumsätze offenen Mieten zu und legt aus einem hochgeladenen Mietvertrag ein Mietverhältnis an. Du fragst ViVi im Web oder per WhatsApp in normaler Sprache, etwa welche Mieten offen sind.
Entscheidet die KI ohne mich?
Nein. Bevor ViVi Daten anlegt oder ändert, zeigt ViVi Dir eine Übersicht aller Werte und wartet auf Deine Bestätigung. Vorschläge zur Zahlungszuordnung und zur Belegerfassung werden nie automatisch übernommen. Die KI sieht ausschließlich die Daten Deines eigenen Accounts.
Lohnt sich das auch mit wenigen Wohnungen?
Ja, gerade dort fehlt meist die Zeit für Handarbeit. ViVi ist für Portfolios jeder Größe nutzbar. Der Starter-Plan deckt bis 5 Einheiten ab und kostet bei jährlicher Abrechnung 12 Euro im Monat zzgl. USt. Jeder Plan enthält alle Funktionen, testen kannst Du 7 Tage kostenlos und ohne Zahlungsdaten.
