Wir haben in den letzten Monaten an etwas gearbeitet, das die Art verändert, wie Du Deine Immobilien verwaltest: eine KI-Assistentin, die Deine Dokumente versteht, mit Dir spricht und echte Aufgaben für Dich erledigt. Sie heißt ViVi und ist ab sofort über Web, App und WhatsApp für Dich da.

Wenn Du Deine Wohnungen selbst verwaltest, kennst Du das Grundproblem: Die eigentliche Arbeit ist nicht kompliziert, aber sie ist verstreut. Eine Rechnung hier, ein Zählerstand da, ein Brief vom Mieter, eine Frist im Kalender. Klassische Immobiliensoftware hilft. Aber Du musst trotzdem wissen, in welches Menü Du klicken musst und welches Feld wohin gehört. Genau diesen Zwischenschritt nimmt ViVi Dir ab. Du sagst, was Du brauchst. Sie macht es.

Was ist ViVi AI?

ViVi ist die KI-Assistentin der ViVi-Plattform, intern auch ViVi AI genannt. Du steuerst mit ihr Dein komplettes Portfolio im Gespräch: Du stellst Fragen, lädst Dokumente hoch und lässt Aufgaben erledigen, per Text oder Sprache. Anders als ein reiner Chatbot beantwortet ViVi nicht nur Fragen, sondern führt echte Aktionen in Deinem Account aus: Objekte anlegen, Mieten erfassen, Zählerstände eintragen, Abrechnungen vorbereiten, Briefe beantworten.

Der Unterschied zu klassischen KI-Tools, die man "nebenbei" für Immobilien nutzt: ViVi ist direkt mit Deinen Daten verbunden. Sie kennt Deine Objekte, Deine Mietverhältnisse und Deine Dokumente. Du musst nichts kopieren, nichts in ein fremdes Fenster einfügen und nichts erklären, was sie ohnehin schon weiß.

Was ViVi AI kann

Hier ist der ehrliche Überblick, was heute schon funktioniert, sortiert danach, wofür Du es im Alltag brauchst.

1. Dein Portfolio verstehen und auf Fragen antworten

Frag sie einfach drauflos. "Wie hoch sind meine laufenden Kosten in der Hauptstraße?", "Welche Mieten sind diesen Monat noch offen?", "Zeig mir eine Übersicht über alle meine Objekte." ViVi greift auf Deine echten Zahlen zu und antwortet Dir sofort, ohne dass Du Dich durch Reports klicken musst.

2. Dokumente lesen und verstehen

Das ist die Funktion, die im Alltag am meisten Zeit spart. Du lädst ein Dokument hoch, ViVi versteht es. Unterstützt werden:

• PDFs wie Mietverträge, Kaufverträge, Darlehensverträge, Abrechnungen der Hausverwaltung
• Fotos, auch der schnell abfotografierte Brief oder die Rechnung auf dem Küchentisch
• Excel- und Word-Dateien sowie Text- und CSV-Dateien

ViVi erkennt automatisch, um welche Art von Dokument es sich handelt, zieht die relevanten Daten heraus und schlägt vor, was als Nächstes zu tun ist. Aus einer abfotografierten Brennstoffrechnung wird so mit ein paar Rückfragen ein verbuchter Beleg.

3. Post analysieren und beantworten

Ein Brief vom Mieter, von der Hausverwaltung oder vom Versorger? Fotografier ihn ab oder lade ihn hoch. ViVi liest ihn, erkennt Absender, Anliegen und etwaige Fristen und sagt Dir, was zu tun ist. Auf Wunsch entwirft sie Dir direkt ein passendes Antwortschreiben als fertiges PDF mit Briefkopf, das Du per E-Mail oder als echten Brief versenden kannst.

Der Postbriefversand direkt aus der Plattform inklusive digitaler Archivierung ist dabei fester Bestandteil: Du musst für einen Brief nicht aufstehen, drucken, kuvertieren und zur Post. ViVi übernimmt das.

4. Nebenkostenabrechnung erstellen

Für Objekte mit einer Einheit führt Dich ViVi durch die komplette Nebenkostenabrechnung: vorbereiten, in der Vorschau prüfen, Mieterschreiben erzeugen und versenden. Die Aufteilung nach Heizkostenverordnung und die CO₂-Kostenaufteilung werden dabei berücksichtigt. Die Abrechnung für Mehrfamilienhäuser ist gerade in Arbeit und folgt als Nächstes. Wie diese Berechnungen im Detail funktionieren, haben wir in eigenen Artikeln aufgeschrieben, etwa zur Nebenkostenabrechnung und zur Heizkostenverordnung.

5. Objekte, Einheiten und Mietverhältnisse pflegen

Neues Objekt gekauft? Neuer Mieter eingezogen? Miete ändert sich zum nächsten Quartal? Das alles legst Du im Gespräch an: Objekte und Einheiten erstellen, Mietverhältnisse anlegen, Mietanpassungen mit Stichtag planen, Mietzahlungen als bezahlt markieren. Auch Finanzierungen (Annuitäten- oder endfällige Darlehen) und Zählerstände trägt ViVi für Dich ein.

6. Per Sprache statt Tippen

Du musst nicht tippen. Sprich Deine Anfrage einfach ein, im Web über das Mikrofon oder per Sprachnachricht in WhatsApp. ViVi wandelt Deine Sprache in Text um und arbeitet damit weiter. Praktisch, wenn Du gerade vor dem Objekt stehst und die Hände voll hast.

Wichtig: Bevor ViVi etwas anlegt, ändert oder löscht, zeigt sie Dir genau, was passieren soll, und wartet auf Deine Bestätigung. Deine Daten ändern sich nie ohne Deine Freigabe.

Wie Du ViVi AI erreichst: Web, App und WhatsApp

ViVi ist über drei Kanäle erreichbar. Das Entscheidende: Dahinter steckt überall dieselbe ViVi mit demselben Zugriff auf Dein Portfolio. Du kannst am Schreibtisch im Web anfangen und unterwegs per WhatsApp weitermachen. Sie weiß weiterhin, worum es geht.

Im Web

Logge Dich unter app.vivi-immo.de ein und starte das Gespräch mit ViVi. Hier hast Du den vollen Überblick: große Tabellen, Vorschauen Deiner Abrechnungen und Dokumente, alles bequem am großen Bildschirm. Ideal für die konzentrierte Arbeit, etwa wenn die Abrechnungssaison ansteht.

In der App

In der ViVi App für iOS und Android hast Du ViVi in der Hosentasche. Die Antworten sind für das Smartphone optimiert, sodass Du auch unterwegs schnell etwas nachschaust, einen Beleg abfotografierst oder eine Miete als bezahlt markierst.

Per WhatsApp

Das ist der Kanal, der ViVi AI wirklich in Deinen Alltag holt: Du schreibst ViVi einfach auf WhatsApp, genau so wie Du jedem anderen Kontakt schreibst. Text, Sprachnachricht, ein abfotografierter Brief oder eine hochgeladene Rechnung: ViVi versteht alles und antwortet direkt im Chat. Du verbindest Deine Nummer einmal in den Einstellungen Deines ViVi-Kontos, danach ist ViVi jederzeit über WhatsApp erreichbar. Kein neues Fenster, keine neue App. Einfach eine Nachricht.

Wie ViVi AI funktioniert

Kurz, ohne Technik-Kauderwelsch: ViVi basiert auf einem aktuellen Sprachmodell von Anthropic (Claude) und ist mit den Funktionen der ViVi-Plattform verbunden. Wenn Du eine Anfrage stellst, versteht sie, was Du willst, und nutzt die passende Funktion dafür, ungefähr so wie eine Kollegin, die weiß, welches Werkzeug sie für welche Aufgabe greifen muss.

Drei Dinge sind uns dabei besonders wichtig:

• Du behältst die Kontrolle. Jede Änderung an Deinen Daten wird Dir vorher angezeigt und braucht Deine Bestätigung.
• Deine Daten bleiben Deine Daten. ViVi arbeitet nur mit Deinem eigenen Portfolio und greift nicht auf fremde Daten zu.
• ViVi sagt, wenn etwas unklar ist. Statt zu raten, fragt sie nach, wenn Informationen fehlen.

Ein Beispiel aus dem Alltag

Stell Dir vor, es ist Dienstagabend. Im Briefkasten lag eine Betriebskostenabrechnung Deiner Hausverwaltung. Statt sie auf den Stapel "mach ich am Wochenende" zu legen, fotografierst Du sie mit dem Handy ab und schickst sie ViVi per WhatsApp.

ViVi liest die Abrechnung, fasst die wichtigsten Positionen zusammen und weist Dich auf eine Frist hin, die in drei Wochen abläuft. Du fragst nach, ob eine der Positionen überhaupt umlagefähig ist. ViVi erklärt es Dir. Dann bittest Du um ein kurzes Antwortschreiben an die Verwaltung. ViVi entwirft es, Du liest drüber, bestätigst, und ViVi verschickt es als Brief. Das Ganze hat fünf Minuten gedauert, im Stehen, in der Küche.

Warum wir das gebaut haben

Wir verwalten unsere Immobilien selbst. Und wir haben gemerkt: Die meiste Zeit verlierst Du nicht beim Rechnen, sondern beim Suchen, Übertragen und Hinterherrennen. Eine KI-Assistentin, die Deine Dokumente versteht und Dir die Klickarbeit abnimmt, war genau das, was wir uns selbst gewünscht haben. ViVi ist das Ergebnis, und wir entwickeln sie kontinuierlich weiter.

Wenn Du nach einem KI-Tool für die Immobilienverwaltung suchst, das nicht nur redet, sondern wirklich etwas erledigt, dann lern ViVi kennen. Der Einstieg ist kostenlos.

Jetzt ViVi kostenlos kennenlernen, per Web, App und WhatsApp

Häufige Fragen zu ViVi AI

Was ist ViVi AI?

ViVi AI ist ein KI-Assistent für die Immobilienverwaltung. Vermieter, Eigentümer und Investoren steuern damit ihr Portfolio im Gespräch: Sie stellen Fragen, laden Dokumente hoch und lassen Aufgaben erledigen. ViVi AI versteht PDFs, Bilder, Excel- und Word-Dateien, erstellt Nebenkostenabrechnungen, analysiert und beantwortet Post und pflegt Objekte, Mietverhältnisse und Zählerstände. Erreichbar ist der Assistent über Web, App und WhatsApp.

Über welche Kanäle kann ich ViVi AI nutzen?

Über drei Kanäle: im Web unter app.vivi-immo.de, in der ViVi App für iOS und Android sowie per WhatsApp. Hinter allen drei Kanälen steckt derselbe Assistent mit demselben Zugriff auf Dein Portfolio. Du kannst also am Schreibtisch im Web anfangen und unterwegs per WhatsApp weitermachen.

Kann ViVi AI hochgeladene Dokumente lesen?

Ja. ViVi AI versteht PDFs, Fotos (auch abfotografierte Briefe und Rechnungen), Excel-Tabellen, Word-Dokumente sowie Text- und CSV-Dateien. Du kannst zum Beispiel einen Mietvertrag, eine Hausgeld-Abrechnung oder eine Brennstoffrechnung hochladen, und der Assistent zieht die relevanten Daten heraus und schlägt den nächsten Schritt vor.

Kann ViVi AI eine Nebenkostenabrechnung erstellen?

Ja. Für Objekte mit einer Einheit führt Dich ViVi AI vollständig durch die Nebenkostenabrechnung, von der Vorbereitung über die Vorschau bis zu den fertigen Mieterschreiben, die per E-Mail oder Post versendet werden. Die HeizKV- und CO₂-Kostenaufteilung wird dabei berücksichtigt. Die Abrechnung für Mehrfamilienhäuser ist in Arbeit und folgt.

Verändert ViVi AI Daten ohne meine Zustimmung?

Nein. Bevor ViVi AI etwas anlegt, ändert oder löscht, zeigt sie Dir genau, was passieren soll, und wartet auf Deine Bestätigung. Reine Auskünfte wie Portfolio-Übersichten beantwortet ViVi direkt, Änderungen an Deinen Daten passieren nur auf Freigabe.

Welches KI-Modell steckt hinter ViVi AI?

ViVi AI basiert auf einem aktuellen Sprachmodell von Anthropic (Claude) und ist mit den Funktionen der ViVi-Plattform verbunden. Dadurch beantwortet sie nicht nur Fragen, sondern führt echte Aktionen in Deinem Portfolio aus, etwa Objekte anlegen, Mieten erfassen oder Abrechnungen vorbereiten.

Was kostet ViVi AI?

Du kannst ViVi AI kostenlos testen. Beim Start steht Dir eine kostenlose Schnupperversion zur Verfügung, danach ist der Assistent Teil der ViVi-Pakete. Im Ultimate-Paket ist die Nutzung unbegrenzt.

Für wen ist ViVi AI gedacht?

ViVi AI richtet sich an private Vermieter, Eigentümer und Immobilieninvestoren, die ihr Portfolio selbst verwalten und dabei Zeit sparen wollen. Statt Dich durch Menüs und Tabellen zu klicken, sagst Du ViVi einfach, was Du brauchst.

Unterm Strich

ViVi macht aus der Immobilienverwaltung ein Gespräch. Du schreibst oder sprichst, sie versteht Deine Dokumente und erledigt die Arbeit, im Web, in der App und per WhatsApp. Wir sind überzeugt, dass das die natürlichste Art ist, ein Portfolio zu führen. Lern sie kennen und sag uns, was Du brauchst. Wir entwickeln ViVi Woche für Woche weiter.

Hinweis: ViVi ist ein KI-Assistenzsystem. Die Ergebnisse, insbesondere bei rechtlich relevanten Themen wie Abrechnungen und Schreiben, solltest Du vor dem Versand prüfen. Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.