Handwerkerkoordination vom Schaden bis zur Abnahme

Handwerkerkoordination heißt, eine Reparatur vom gemeldeten Schaden bis zur abgenommenen Arbeit an einer Stelle zu steuern: Angebote einholen, beauftragen, Termin und Arbeit nachhalten, Rechnung ablegen. In ViVi passiert das im Reiter „Handwerker" des Mieter-Vorgangs. Der Handwerker arbeitet auf einer eigenen Auftragsseite ohne Login. Angebot, Arbeitszeit und Fotos siehst Du im Vorgang.

Nein. Er bekommt eine E-Mail mit Link und QR-Code zu seiner Auftragsseite, die ohne Login funktioniert und 90 Tage gültig ist. Dort gibt er ein Angebot ab oder sagt ab. Nach der Beauftragung macht er Ankunfts- und Abschlussfoto, schreibt Dir Nachrichten und lädt seine Rechnung hoch.

Für Angebote wählst Du Kontakte mit hinterlegter E-Mail-Adresse, direkt beauftragen kannst Du auch Deinen Hausmeister. Einen Betrieb, der noch nicht in Deinen Kontakten steht, fragst Du über seine E-Mail-Adresse an. Dafür brauchst Du ein verbundenes Postfach oder eine verifizierte Absenderadresse, damit die Anfrage von Deiner Adresse kommt.

Über zwei Live-Fotos. Der Handwerker fotografiert bei Ankunft und bei Abschluss mit der Kamera seines Handys, Bilder aus der Galerie nimmt die Auftragsseite nicht an. Die Uhrzeit kommt vom Server und nicht vom Gerät. Aus beiden Fotos errechnet ViVi die Arbeitszeit. Als erledigt melden kann der Handwerker die Arbeit erst nach dem Abschlussfoto.

Nur mit Einwilligung des Mieters. Die gibt er beim Melden des Schadens per Haken. Dann sieht der Handwerker Name und Telefonnummer, sobald Du ihn beauftragst oder den Kontakt für eine Besichtigung freigibst. Fotos und Beschreibung aus der Meldung teilst Du je Anfrage. Dein Mieter erfährt umgekehrt nicht, welchen Handwerker Du beauftragt hast.

Die Abnahme ist endgültig. Du wählst dabei, ob ViVi Deinen Mieter informiert und den Vorgang schließt oder ob Du nur abnimmst. Danach übergibst Du die Rechnung per Klick an die Belege, wo sie erkannt wird und zur Prüfung bereitliegt. Mit „Als PDF in Dokumente ablegen" entsteht ein Bericht mit Meldung, Zeiten, Fotos und Nachrichten. Angebot und Rechnung hängen als Anlagen daran.

Nein, aus dem Auftrag heraus gibt es keine Zahlung. Die Rechnung landet nach der Abnahme in den Belegen. Von dort bezahlst Du sie wie jede andere Rechnung, zum Beispiel gesammelt per SEPA-Datei über Rechnungen überweisen.

Ja. Mit der Team-Vorlage „Hausmeister" bekommt er einen eigenen Zugang, in dem er nur den Menüpunkt „Aufträge" mit offenen Aufträgen und Verlauf sieht. Hausmeister beauftragst Du immer direkt, ohne Angebot. Auf einzelne Objekte beschränken lässt sich die Vorlage nicht.

Nein, ViVi verschickt Anfragen und Aufträge nur per E-Mail. Die Mails kommen schlicht ohne ViVi-Layout über Dein verbundenes Postfach oder Deine Absenderadresse. Ohne beides verschickt ViVi sie mit Deiner Adresse als Antwortadresse. Betreff und Texte passt Du unter Einstellungen › Allgemein › „Handwerkerkoordinierung" an. Jede verschickte Mail kannst Du im Auftrag mit „E-Mail ansehen" nachlesen.