Ein Mieter meldet, dass im Bad die Heizung tropft. Du rufst zwei Installateure an, wartest auf den Rückruf, leitest die Fotos des Mieters per Mail weiter und gibst seine Telefonnummer durch. Eine Woche später kommt die Rechnung. Wann der Handwerker vor Ort war und wie lange er gebraucht hat, weißt Du nur aus seiner Abrechnung. Diese Runde holt ViVi jetzt in den Vorgang, in dem der Schaden gemeldet wurde.
Seit dem 6. Oktober 2026 hat jeder Mieter-Vorgang in ViVi den Reiter Handwerker. Dort fragst Du Angebote an oder beauftragst einen Handwerker oder Deinen Hausmeister direkt. Der Handwerker arbeitet auf einer eigenen Auftragsseite ohne Login. Bis zur Abnahme und zur abgelegten Rechnung bleibt alles an diesem einen Vorgang. Die Funktion ist in jedem ViVi-Account freigeschaltet.
Angebote einholen oder gleich beauftragen
Im Vorgang klickst Du auf Handwerker anfragen und wählst einen von zwei Wegen. Mit Angebote einholen fragst Du bei mehreren Handwerkern gleichzeitig an und setzt auf Wunsch eine Frist für das Angebot. Mit Direkt beauftragen vergibst Du den Auftrag an genau einen, optional mit einem Kostenrahmen. Das passt, wenn Du Deinen Installateur ohnehin kennst.
Die Handwerker kommen aus Deinen Kontakten. Steht einer dort noch nicht, gibst Du einfach seine E-Mail-Adresse ein, ohne einen Kontakt anzulegen. Die Anfrage geht dann von Deiner eigenen Adresse raus. Dafür muss Dein Postfach in ViVi verbunden oder Deine Absenderadresse verifiziert sein.
Bevor die Anfrage rausgeht, legst Du fest, was der Handwerker vom Vorgang sieht: die Fotos und die Beschreibung des Mieters und bei einer Angebotsanfrage auf Wunsch den Kontakt des Mieters für einen Besichtigungstermin.
Die Auftragsseite für den Handwerker
Jeder Handwerker bekommt per Mail einen Link auf seine Auftragsseite. Ein Konto, eine App oder ein Passwort braucht er nicht. Jeder Link öffnet genau einen Auftrag und verfällt nach 90 Tagen. In der Auftragsmail steht er zusätzlich als QR-Code, den der Handwerker vor Ort mit dem Handy scannt.
Auf der Seite sieht er die Adresse mit Routenlink, die Meldung des Mieters und Deine Angaben. Bei einer Anfrage trägt er dort sein Angebot ein, netto, mit möglichem Starttermin und auf Wunsch als PDF. Kommt sein Angebot an, bekommst Du eine Mail. Im Vorgang klickst Du auf Beauftragen und entscheidest im selben Schritt, ob die anderen Handwerker eine Absage bekommen oder ob ihre Anfragen offen bleiben, etwa weil zwei Gewerke nötig sind.
Arbeitszeit mit Live-Fotos statt Schätzung
Beim Eintreffen macht der Handwerker auf der Auftragsseite ein Foto, beim Abschluss ein zweites. Beide entstehen live mit der Kamera, ein Bild aus der Galerie geht nicht. Die Uhrzeit setzt der Server, nicht das Handy. Aus beiden Fotos ergibt sich die Arbeitszeit, die Du im Vorgang in einer eigenen Karte siehst. Dazwischen kann er weitere Fotos der Arbeit hochladen.
Nach der Beauftragung schreibt Ihr Euch direkt im Auftrag, wenn vor Ort etwas anders ist als gedacht. Die Rechnung lädt der Handwerker auf derselben Seite hoch. Ist er fertig, meldet er die Arbeit als erledigt.
Handwerker aus der Schadensmeldung beauftragen und die Arbeitszeit belegt bekommen.
Kostenlos startenDer Hausmeister als eigene Rolle im Team
Für Deinen Hausmeister gibt es jetzt die Team-Vorlage Hausmeister. Er sieht in ViVi nur einen Menüpunkt, seine Aufträge. Mieter, Zahlungen und Dokumente bleiben für ihn gesperrt. Du beauftragst ihn direkt aus dem Vorgang, er arbeitet auf derselben Auftragsseite wie ein Handwerker und lädt dort seine Belege und Materialrechnungen hoch.
Abnahme, Rechnung und Ablage
Meldet der Handwerker die Arbeit als erledigt, nimmst Du sie im Vorgang ab. Auf Wunsch schließt ViVi dabei den Vorgang und schreibt dem Mieter, dass die Arbeiten erledigt sind. Die Rechnung übergibst Du per Klick an die Belegerkennung. Von dort läuft sie weiter wie jeder andere Beleg, bis Du sie per GiroCode oder SEPA-Datei überweist.
Zum Schluss legt ViVi den Auftrag als PDF in Deinen Dokumenten ab: ein Bericht mit Meldung, Zeiten, Fotos und Nachrichten auf Deinem Briefkopf, Angebot und Rechnung hängen als Anlagen im selben Dokument. Muss der Auftrag später belegt werden, etwa gegenüber dem Mieter oder in der Steuer, liegt alles in einer Datei.
Was Dein Mieter erfährt und was nicht
Der Mieter sieht im Mieterportal nur, dass ein Handwerker beauftragt ist. Welcher, erfährt er nicht. Umgekehrt bekommt der Handwerker Name und Telefonnummer des Mieters nur, wenn der Mieter beim Melden zugestimmt hat. Bei einer Angebotsanfrage gibst Du den Kontakt zusätzlich ausdrücklich für den Besichtigungstermin frei.
Die Mails an Handwerker kommen schlicht, ohne ViVi-Layout, wie eine Mail von Dir. Die Texte für Angebotsanfrage und Auftrag stellst Du in den Einstellungen unter Handwerkerkoordinierung selbst ein. Jede gesendete Mail speichert ViVi am Auftrag.
Was die Handwerkerkoordination nicht tut
- Keine Zahlung aus dem Auftrag. Die Rechnung geht über die Belege und wird bezahlt wie jede andere Rechnung.
- Keine SMS. Anfragen und Aufträge gehen per Mail mit Link raus.
- Nachrichten erst nach der Beauftragung. In der Angebotsrunde gibt es noch keinen Nachrichtenverlauf.
- Der Hausmeister sieht alle Aufträge, die Du ihm gibst. Auf einzelne Objekte beschränken lässt er sich derzeit nicht.
Wir verwalten unsere eigenen Wohnungen mit ViVi. Gerade bei Reparaturen ging bisher die meiste Zeit für Telefonate und weitergeleitete Mails drauf, nicht für die Entscheidung selbst. Wie die Schritte im Einzelnen aussehen, zeigt der Artikel Handwerker und Hausmeister beauftragen im Hilfe-Center. Einen Überblick gibt die Seite zur Handwerkerkoordination.
Häufige Fragen zur Handwerkerkoordination in ViVi
Braucht der Handwerker ein ViVi-Konto?
Nein. Der Handwerker öffnet seinen Auftrag über einen Link aus der Mail, ganz ohne Anmeldung. Nach 90 Tagen verfällt der Link.
Kann ich Handwerker anfragen, die nicht in meinen Kontakten stehen?
Ja. Du trägst statt eines Kontakts einfach die E-Mail-Adresse ein. Voraussetzung ist, dass ViVi über Dein verbundenes Postfach oder Deine verifizierte Absenderadresse schreiben kann.
Wie belegt der Handwerker seine Arbeitszeit?
Er fotografiert beim Eintreffen und beim Fertigwerden live mit der Handykamera. ViVi nimmt dafür die Serverzeit und rechnet daraus die Stunden vor Ort.
Erfährt der Mieter, welchen Handwerker ich beauftragt habe?
Nein. Im Verlauf seines Vorgangs steht nur, dass ein Handwerker beauftragt wurde. Wer es ist, siehst nur Du.
Kostet die Handwerkerkoordination Credits?
Nein. Anfragen, Aufträge, Auftragsseite und Abnahme verbrauchen keine Credits.
