Ein Mieter schreibt Dir wegen der letzten Nebenkostenabrechnung, der nächste braucht seinen Mietvertrag noch mal als PDF, ein dritter meldet einen tropfenden Wasserhahn mit drei Fotos im Anhang. Das alles landet verteilt in Deinem Postfach, auf dem Anrufbeantworter und in WhatsApp. Genau diese Anliegen bündelt das neue ViVi-Mieterportal an einem Ort.
Das Mieterportal ist ein geschützter Online-Bereich. Deine Mieter melden sich dort an und greifen selbst auf ihr Mietverhältnis zu. Du entscheidest pro Mietverhältnis, welche Bereiche sie sehen. Was Du nicht freigibst, ist für den Mieter nicht erreichbar.
Was Deine Mieter im Portal erledigen
Für den Mieter ist das Portal ein aufgeräumter Bereich, der nur sein eigenes Mietverhältnis zeigt. Nach dem Login landet er auf einem Dashboard mit den offenen Punkten und findet über die Navigation diese Bereiche:
- Dokumente und Briefe. Freigegebene Unterlagen zum Ansehen und Herunterladen, vom Mietvertrag bis zur Nebenkostenabrechnung. Sichtbar ist nur, was Du freigibst.
- Zählerstände. Der Mieter meldet seine Werte selbst, auf Deine Anforderung hin oder freiwillig. Die Werte landen direkt in ViVi und warten dort auf Deine Prüfung.
- Vorgänge und Schäden. Der Mieter meldet ein Anliegen, hängt Fotos an und verfolgt den Verlauf mit. Rückfragen und Antworten laufen im selben Vorgang, nicht in einer neuen E-Mail-Kette.
- Profil. Der Mieter ändert seine eigenen Kontaktdaten. Die Änderung geht zur Freigabe an Dich, bevor sie in ViVi übernommen wird.
- Schwarzes Brett. Aushänge und Ankündigungen, die Du an ein ganzes Objekt oder an einzelne Mieter richtest.
Wichtig für das Vertrauen Deiner Mieter: Das Portal zeigt keine Mietzahlungen und keine Zahlungsübersicht. Wer wie viel gezahlt hat, bleibt in Deinem Mietentracker und nicht im Portal.
So richtest Du es ein: einladen und freigeben
Der Einstieg läuft über den neuen Bereich Mieter in der App. Dort siehst Du alle Mietverhältnisse mit ihrem Portal-Status auf einen Blick. Du lädst einen Mieter per E-Mail ein, einzeln oder gesammelt über die Mieter-Übersicht. Der Mieter bekommt eine Nachricht mit einem Link, setzt sein Passwort und ist im Portal. Ein Einladungslink ist standardmäßig 14 Tage gültig. Läuft er ab, sendest Du ihn mit einem Klick erneut.
Vor oder nach der Einladung legst Du die Freigaben fest. Es gibt eine globale Vorgabe für alle Mietverhältnisse. Davon kannst Du pro Mietverhältnis abweichen. Standardmäßig sind Dokumente, Zählerstände und Vorgänge sichtbar. Das Schwarze Brett, die Mietänderungen und die Kontaktdaten-Änderung sind zu Beginn aus. Sie schaltest Du bei Bedarf frei.
Dokumente und Briefe gibst Du gezielt frei. Ein einzelnes Dokument, ein Brief oder eine ganze Auswahl auf einmal wird sichtbar, sobald Du es fürs Portal schaltest. Deine fertige Abrechnung kommt so direkt beim Mieter an, statt einzeln per E-Mail zu gehen. Wie Du eine Abrechnung erstellst, steht im Leitfaden zur Nebenkostenabrechnung.
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Kostenlos startenVorgänge und Zählerstände bearbeiten
Meldet ein Mieter einen Schaden oder ein Anliegen, erscheint der Vorgang bei Dir zur Bearbeitung. Du beantwortest ihn direkt im Verlauf und schließt ihn danach ab. Bei Bedarf führst Du interne Notizen, die der Mieter nicht sieht. Für die Antwort gibt es einen KI-Antwortvorschlag, den Du übernehmen oder anpassen kannst. Optional erstellt die KI zu jedem neuen Vorgang eine kurze Ersteinschätzung, damit Du schneller weißt, worum es geht.
Gemeldete Zählerstände prüfst Du und übernimmst sie oder lehnst sie ab, jeweils mit einer Info an den Mieter. Das ergänzt die bekannten Zählerstand-Aufforderungen per E-Mail: Wer im Portal ist, meldet seine Werte künftig direkt dort.
Dein Branding, Dein Ton
Das Portal und die E-Mails an Deine Mieter tragen Dein Logo und Deine Akzentfarbe, nicht das ViVi-Branding. Für die KI-Texte an Mieter legst Du außerdem die Tonalität fest. Du entscheidest über die Anrede (Du oder Sie) und über den Stil von formell bis locker. So klingen die Nachrichten so, wie Deine Mieter es von Dir gewohnt sind.
Warum ein eigenes Portal
Mieterkommunikation ist heute über Postfach, Telefon und Papier verstreut. Zählerstände kommen verspätet, Schadensmeldungen gehen unter und aktuelle Dokumente verschickst Du einzeln. Das Portal bündelt diese Standardanliegen. Der Mieter erledigt sie selbst, Du behältst den Überblick und die Freigabe. Aus unserer Sicht ist der größte Gewinn nicht die Technik, sondern die eine Anlaufstelle, die Rückfragen gar nicht erst entstehen lässt. Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung findest Du in unserem Hilfe-Artikel zum Mieterportal.
