ViVi Brain – Ab jetzt sind alle Entscheidungen an einem Ort.

Am Monatsanfang machst Du dieselbe Runde wie immer. Kontoauszug auf, wer hat gezahlt, wer nicht. Postfach durch, liegt da noch ein Beleg. Kalender prüfen, wann die Nebenkostenabrechnung fällig wird. Nichts davon ist schwer, aber alles zusammen kostet jeden Monat Zeit. Ein Punkt rutscht trotzdem durch. Genau diese Runde nimmt Dir das Brain ab. Es steht ab sofort als erster Eintrag in Deiner Navigation, noch über dem Dashboard.

Was Dir das Brain vorlegt

Das Brain sammelt an einer Stelle, worüber Du in Deinem Bestand entscheiden musst. ViVi zieht das aus Deinen eigenen Daten und prüft dafür dreizehn Kategorien.

• Geld. Offene Mieten und Rückstände, erkannte Zahlungen zum Bestätigen, analysierte Belege samt der dazu gefundenen Zahlung, offene Guthaben Deiner Mieter und Zinsbindungen, die in den nächsten zwei Jahren auslaufen.
• Schriftverkehr. Fertige Brief-Entwürfe, die auf Deine Freigabe warten. Dazu Post, die als unzustellbar zurückkam.
• Jahres-Aufgaben. Fällige und unfertige Nebenkostenabrechnungen fürs Vorjahr, fehlende Zählerstände und Kündigungsfristen Deiner Wartungsverträge.
• Mieterhöhungen. Freie Verträge ohne Anpassung seit über drei Jahren und fällige Schritte bei Indexmietverträgen.
• Mieter. Zählerstände, Vorgänge und Kontaktdaten-Änderungen aus dem Mieterportal.

Sortiert ist das in drei Bänder. Was dringend ansteht, Als Nächstes und Im Blick behalten. Daneben gibt es Ablage für alles, was schon läuft. Sie heißt ViVi kümmert sich und trägt bei jeder Zeile den Termin, an dem der Vorgang zurückkommt. Brauchst Du das alles nicht in voller Breite, schaltest Du einzelne Kategorien in den Einstellungen stumm.

Ein Vorgang im Fokus, der Rest wartet

Statt einer Liste, die immer länger wird, siehst Du eine Karte. Sie steht mittig auf dunklem Grund, die Nachbarn liegen als unscharfe Silhouetten daneben. Oben liest Du, wo Du gerade bist, etwa Vorgang 3 von 12.

Auf der Karte steht die eine Zahl, um die es geht, dazu die Fakten drumherum. Bei einer offenen Miete sind das der Betrag, das Fälligkeitsdatum, die Tage seit dem Termin, das Objekt und der Mieter. Unten rechts sitzt ein Schalter mit der wichtigsten Aktion, im Menü dahinter liegt alles Weitere. Passt es Dir gerade nicht, blätterst Du mit Später weiter. Der Vorgang bleibt liegen und kommt beim nächsten Durchgang wieder.

Willst Du ihn für eine Weile loswerden, wählst Du im Detail Später erinnern und setzt ein Datum. Die Karte verschwindet dann nicht, sondern wandert sichtbar zu ViVi kümmert sich. Dass eine Wiedervorlage nachvollziehbar bleibt, war uns wichtiger als eine kurze Liste.

Warum Du den Karten trauen kannst

Zwei Punkte erklären, warum die Karten verlässlich sind.

Erstens werden Karten nicht gespeichert. ViVi rechnet sie bei jedem Aufruf frisch aus Deinen Quelldaten aus. Geht die Miete ein, ist die Karte beim nächsten Öffnen weg, ohne dass Du etwas abhaken musst. Gespeichert wird nur, was Du entschieden hast.

Zweitens rechnet ViVi Titel und Zahlen fest aus. Kein Sprachmodell entscheidet, was auf Deinem Stapel landet. KI arbeitet an zwei Stellen mit. Sie fasst den Verlauf eines Mieterportal-Vorgangs zusammen, damit Du nach zehn Nachrichten nicht alles nachlesen musst. Und sie liest hochgeladene Belege aus. Beides übernimmt ViVi erst, wenn Du bestätigst.

Der Leitsatz hinter dem ganzen Bereich lautet: KI bereitet vor, Du entscheidest. Das Brain nimmt Dir das Suchen und das Vorbereiten ab, die Entscheidung bleibt bei Dir.

Der frühere To-do-Bereich ist damit abgelöst, offene Aufgaben ziehen ins Brain um. Wie das Brain im Alltag arbeitet, steht ausführlich auf der Feature-Seite zum Brain und im Hilfe Center unter Das Brain bedienen. Wer den Ablauf lieber in Bewegung sieht, vom Stapel über die Entscheidung bis zur erledigten Karte, findet ihn auf der Seite zum Release.

Eigene Aufgaben im selben Stapel

Bisher hat Dir das Brain nur vorgelegt, was ViVi selbst gefunden hat. Alles, was Du Dir zusätzlich merken wolltest, lebte auf einem Zettel. Über das Plus oben rechts legst Du jetzt eine eigene Karte an, in zwei Schritten.

Im ersten Schritt trägst Du ein, was zu tun ist, schreibst bei Bedarf eine Notiz dazu und hängst die Aufgabe an ein Objekt oder einen Mieter. Hat die Sache einen Termin, trägst Du ihn unter Fällig am ein. Vier Wochen vorher meldet sich die Aufgabe, am Tag selbst steht sie ganz vorn. Lässt Du das Feld leer, bestimmst Du die Wichtigkeit im nächsten Schritt von Hand. Für Wiederkehrendes wie die Heizungswartung stellst Du einen Rhythmus von jedem Monat bis jedes Jahr ein. Der Termin hängt am Serien-Anker. Eine September-Wartung, die Du erst im Dezember abhakst, kommt trotzdem wieder im September.

Der zweite Schritt sieht je nach Datum anders aus. Steht ein Termin, bekommst Du eine Zeitleiste zu sehen, die den Weg der Aufgabe durch den Stapel zeigt, vom ruhigen Liegen bis zum Tag, an dem sie dringend wird. Ohne Termin entscheidest Du selbst zwischen Nur notieren, Bald erledigen und Sofort dringend. Bei Bald erledigen legst Du dazu fest, nach wie vielen Tagen Liegezeit die Aufgabe dringend werden soll. Unter jeder Auswahl fasst ViVi sie noch einmal in einem normalen Satz zusammen.

Willst Du an eine Aufgabe erinnert werden, setzt Du den Haken für die E-Mail. Sie geht einmal je Aufgabe raus, sobald die Aufgabe dringend wird, mit Datum also am Fälligkeitstag. Die Details stehen im Hilfe Center unter Eigene Aufgaben im Brain.

Die App sieht anders aus

Im selben Release hat die Oberfläche ein neues Design bekommen. Die harten Trennlinien zwischen Seitenleiste, Kopfzeile und Inhalt sind weg, die Flächen gehen ineinander über. Die Markierung in der Navigation gleitet zum neuen Punkt, sie springt nicht mehr. Der Seitenkopf schrumpft beim Scrollen, damit mehr von der Liste sichtbar bleibt. Lädt eine Seite, steht dort ein Platzhalter in der Form des künftigen Inhalts statt eines Ladekringels.

Drei Handgriffe sitzen jetzt woanders. Wo früher mehrere Schaltflächen nebeneinanderstanden, steht eine mit einem Menü dahinter. In der Brief-Vorschau ist aus Per E-Mail senden, Per Post senden und Fürs Mieterportal freigeben ein Versenden-Menü geworden. Fenster schließt Du über das X oben rechts, ein Klick daneben schließt nicht mehr, damit ein halb ausgefülltes Formular nicht aus Versehen verloren geht. Und die Einstellungen haben einen eigenen Bereich bekommen, die Reiter unter Profil sind entfallen.

Alles, was sich im Detail geändert hat, steht in den Release Notes.

Häufige Fragen zum Brain

Wo finde ich das Brain in ViVi?

Es steht ganz oben in der Navigation, über dem Dashboard. Freigeschaltet ist es für alle Kunden, unabhängig vom Plan. Alte Lesezeichen auf die frühere Inbox leiten dauerhaft dorthin weiter.

Erfindet die KI die Karten im Brain?

Nein. Ob eine Karte erscheint und welche Beträge darauf stehen, ergibt sich aus Deinen Daten und einer festen Rechnung. Ein Sprachmodell kommt nur bei der Zusammenfassung eines Mieterportal-Vorgangs und beim Auslesen von Belegen ins Spiel.

Was passiert mit einer Karte, die ich nicht sofort entscheiden will?

Mit Später blätterst Du weiter, der Vorgang taucht beim nächsten Durchgang wieder auf. Über Später erinnern legst Du ihn bis zu einem Datum weg. Er steht dann sichtbar unter ViVi kümmert sich und kommt am Stichtag zurück.