Für private Vermieter
Eine Nebenkostenabrechnung lässt sich ohne Excel erstellen, mit einer Software, die Kosten, Umlageschlüssel und Heizkosten selbst berechnet. Statt Formeln in einer Tabelle zu pflegen, sammelst Du die umlagefähigen Kosten, wählst je Kostenart einen Umlageschlüssel und trägst die Zählerstände ein. ViVi rechnet die Abrechnung und erstellt für jede Einheit einen Mieterbrief. Wie das Schritt für Schritt läuft und wo Excel an seine Grenzen kommt, zeigt der Ablauf unten.
Für private Vermieter geschrieben. ViVi bereitet die Nebenkostenabrechnung vor und ersetzt keine Rechtsberatung.
Kurz erklärt
Mit einer Software wie ViVi: Du erfasst Objekt und Kosten, wählst je Kostenart einen Umlageschlüssel, trägst Zählerstände und Heizkosten ein, und ViVi rechnet die Abrechnung und erstellt für jede Einheit einen Mieterbrief, den Du prüfst und freigibst.
Der Unterschied zur Tabelle liegt im Rechnen und Ablegen. Die umlagefähigen Kosten sammelst Du übers Jahr als Belege, die bereits dem Objekt und einer Kostenkategorie zugeordnet sind. Für jede Kostenart legst Du einen Umlageschlüssel fest, zum Beispiel Wohnfläche, Personen oder Verbrauch, und ViVi verteilt die Kosten danach. Die Heizkosten teilt ViVi nach der Heizkostenverordnung in Grund- und Verbrauchskosten auf, samt CO2-Kostenaufteilung nach Gebäudestufe. Am Ende steht je Einheit ein Mieterbrief, den Du per E-Mail oder Post verschickst. ViVi bereitet die Abrechnung vor, Du prüfst und gibst frei.
Worauf Du Dich verlassen kannst
Der Überblick
Fünf Bausteine bringen die Abrechnung zusammen. In einer Tabelle machst Du jeden davon von Hand, in einer Software laufen sie ineinander.
Umlagefähige Kosten sammeln
Trage für jedes Objekt die Kosten zusammen, die Du auf die Mieter umlegen darfst, etwa Grundsteuer, Müllabfuhr, Wasser, Hausreinigung und Versicherungen. Nur was umlagefähig und im Mietvertrag vereinbart ist, gehört in die Abrechnung.
Umlageschlüssel je Kostenart festlegen
Nicht jede Kostenart wird gleich verteilt. Du wählst je Kostenart einen Umlageschlüssel, zum Beispiel Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch oder Anzahl der Einheiten. Danach richtet sich, welchen Anteil jede Einheit trägt.
Zählerstände und Heizkosten nach HeizKV aufteilen
Die Heizkosten teilst Du nach der Heizkostenverordnung (HeizKV) in Grund- und Verbrauchskosten auf. Dazu kommen die Zählerstände je Einheit und die CO2-Kostenaufteilung nach Gebäudestufe, die den CO2-Preis zwischen Dir und den Mietern verteilt.
Belege je Kostenart zuordnen
Jede Kostenart braucht ihre Belege. Ein Beleg ist erst brauchbar, wenn klar ist, zu welchem Objekt und zu welcher Kostenart er gehört. Erfasst Du die Belege laufend und ordnest sie sofort zu, steht die Grundlage der Abrechnung schon fest, wenn Du sie erstellst.
Ergebnis je Einheit berechnen und Mieterbrief erstellen
Zum Schluss steht je Einheit fest, was auf die geleisteten Vorauszahlungen entfällt, also ein Guthaben oder eine Nachzahlung. Daraus wird für jede Einheit ein Mieterbrief, den Du an die Mieter verschickst.
Die Grenzen der Tabelle
Eine Tabelle kann rechnen, aber sie denkt nicht mit. Umlageschlüssel, Heizkostenaufteilung und Belege musst Du selbst als Formeln und Verweise abbilden, und genau da entstehen die Fehler. Wird eine Zeile eingefügt oder eine Einheit ergänzt, brechen Bezüge, ohne dass es sofort auffällt. Ein falsch gesetzter Umlageschlüssel oder eine vergessene Kostenart fällt oft erst auf, wenn ein Mieter widerspricht.
Besonders die Heizkosten machen in Excel Arbeit, weil die Aufteilung nach der Heizkostenverordnung in Grund- und Verbrauchskosten und die CO2-Kostenaufteilung von Hand nachgebaut werden müssen. Dazu kommt, dass eine Tabelle keine Belege ablegt: Die Rechnungen liegen weiter in E-Mail, Ordner und Cloud, getrennt von den Zahlen. Und jedes Jahr fängst Du praktisch von vorne an, kopierst die alte Datei und passt sie an, statt auf einer gepflegten Grundlage aufzusetzen.
Die Nebenkostenabrechnung ist keine einmalige Aufgabe, sondern kommt jedes Jahr wieder, für jede Einheit. In einer Tabelle bedeutet das jedes Mal die gleiche Bastelei mit Formeln und Zuordnungen. Eine Software hält Objekte, Einheiten, Umlageschlüssel und Belege dauerhaft vor, sodass die nächste Abrechnung auf dem aufsetzt, was schon erfasst ist.
Von Excel zu System
ViVi verteilt die Kosten nach Umlageschlüssel, teilt die Heizkosten nach HeizKV auf und erstellt je Einheit den Mieterbrief. Immer nach dem Bestätigungsprinzip, nie automatisch verbucht.
Kostenübersicht
Jede Kostenart mit ihrem Umlageschlüssel, Heizkosten nach HeizKV verteilt
Belege
Beleg abfotografieren, ViVi erkennt Betrag, Datum und Kostenkategorie
Umlage
Umlageschlüssel je Kostenart festlegen, ViVi verteilt die Kosten
Versand
Mieterbrief per E-Mail oder Post verschicken
Kontrolle
ViVi bereitet die Abrechnung vor, Du prüfst und gibst frei
Mieterbrief
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Hinweis: Dieser Text ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. ViVi bereitet die Nebenkostenabrechnung vor; Du prüfst und gibst frei.
Häufige Fragen
Mit einer Software statt einer Tabelle. In ViVi erfasst Du Objekt und Kosten, wählst je Kostenart einen Umlageschlüssel und trägst Zählerstände und Heizkosten ein. ViVi rechnet die Abrechnung und erstellt für jede Einheit einen Mieterbrief mit Guthaben oder Nachzahlung. Du prüfst das Ergebnis und gibst es frei. So musst Du keine Formeln mehr pflegen, die bei jeder Änderung brechen können.
Ja. ViVi teilt die Heizkosten nach der Heizkostenverordnung (HeizKV) in Grund- und Verbrauchskosten auf. Zusätzlich berücksichtigt ViVi die CO2-Kostenaufteilung nach Gebäudestufe, also die Verteilung des CO2-Preises zwischen Dir und Deinen Mietern. Die Zählerstände trägst Du je Einheit ein, die Aufteilung übernimmt die Berechnung.
Du legst den Umlageschlüssel je Kostenart einzeln fest. Zur Auswahl stehen zum Beispiel Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch und Anzahl der Einheiten. So kannst Du etwa die Grundsteuer nach Wohnfläche und die Müllabfuhr nach Personen verteilen. ViVi verteilt die Kosten dann nach dem gewählten Schlüssel auf die Einheiten.
Du erfasst einen Beleg per Foto, Upload oder E-Mail. Die KI erkennt Betrag, Datum und Beschreibung und schlägt ein Objekt und eine Kostenkategorie vor. Der Vorschlag wird nie automatisch verbucht, Du bestätigst ihn. So sind die umlagefähigen Kosten schon zugeordnet, wenn Du die Abrechnung erstellst.
ViVi erstellt für jede Einheit einen fertigen Mieterbrief mit dem Ergebnis, also Guthaben oder Nachzahlung. Diesen Mieterbrief verschickst Du per E-Mail oder per Post. Du entscheidest je Mietverhältnis, welchen Weg Du nutzt.
ViVi bereitet die Nebenkostenabrechnung anhand der von Dir erfassten Daten vor, ersetzt aber keine Rechtsberatung. Die Qualität der Abrechnung hängt an den Daten, also an den erfassten Kosten, Umlageschlüsseln und Zählerständen. Du prüfst das Ergebnis und gibst es frei, bevor es an die Mieter geht. Ob eine Abrechnung im Einzelfall allen Anforderungen genügt, klärst Du bei Bedarf mit fachkundiger Beratung.
Nebenkostenabrechnung
NKA-Workflow, Umlageschlüssel, Zählerstände und Mieterbrief per E-Mail oder Post.
Belegverwaltung
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