Für private Vermieter
Eine Nebenkostenabrechnung lässt sich ohne Excel erstellen, mit einer Software, die Kosten, Umlageschlüssel und Heizkosten selbst berechnet. Statt Formeln in einer Tabelle zu pflegen, sammelst Du die umlagefähigen Kosten, wählst je Kostenart einen Umlageschlüssel und trägst die Zählerstände ein. ViVi rechnet die Abrechnung und erstellt für jede Einheit einen Mieterbrief. Wie das Schritt für Schritt läuft, wo Excel an seine Grenzen kommt und wo Du die meiste Zeit sparst, zeigt der Ablauf unten.
Für private Vermieter geschrieben. ViVi bereitet die Nebenkostenabrechnung vor und ersetzt keine Rechtsberatung.
Kurz erklärt
Mit einer Software wie ViVi: Du erfasst Objekt und Kosten, wählst je Kostenart einen Umlageschlüssel, trägst Zählerstände und Heizkosten ein und ViVi rechnet die Abrechnung und erstellt für jede Einheit einen Mieterbrief, den Du prüfst und freigibst.
Der Unterschied zur Tabelle liegt im Rechnen und Ablegen. Die umlagefähigen Kosten sammelst Du übers Jahr als Belege, die bereits dem Objekt und einer Kostenkategorie zugeordnet sind. Für jede Kostenart legst Du einen Umlageschlüssel fest, zum Beispiel Wohnfläche, Personen oder Verbrauch und ViVi verteilt die Kosten danach. Die Heizkosten teilt ViVi nach der Heizkostenverordnung in Grund- und Verbrauchskosten auf, samt CO2-Kostenaufteilung nach Gebäudestufe. Am Ende steht je Einheit ein Mieterbrief, den Du per E-Mail, als Postbrief oder übers Mieterportal verschickst. ViVi bereitet die Abrechnung vor, Du prüfst und gibst frei.
Der Überblick
Fünf Bausteine bringen die Abrechnung zusammen. In einer Tabelle machst Du jeden davon von Hand, in einer Software laufen sie ineinander.
Umlagefähige Kosten sammeln
Trage für jedes Objekt die Kosten zusammen, die Du auf die Mieter umlegen darfst, etwa Grundsteuer, Müllabfuhr, Wasser, Hausreinigung und Versicherungen. Nur was umlagefähig und im Mietvertrag vereinbart ist, gehört in die Abrechnung.
Umlageschlüssel je Kostenart festlegen
Nicht jede Kostenart wird gleich verteilt. Du wählst je Kostenart einen Umlageschlüssel, zum Beispiel Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch oder Anzahl der Einheiten. Danach richtet sich, welchen Anteil jede Einheit trägt.
Zählerstände und Heizkosten nach HeizKV aufteilen
Die Heizkosten teilst Du nach der Heizkostenverordnung (HeizKV) in Grund- und Verbrauchskosten auf. Dazu kommen die Zählerstände je Einheit und die CO2-Kostenaufteilung nach Gebäudestufe, die den CO2-Preis zwischen Dir und den Mietern verteilt.
Belege je Kostenart zuordnen
Jede Kostenart braucht ihre Belege. Ein Beleg ist erst brauchbar, wenn klar ist, zu welchem Objekt und zu welcher Kostenart er gehört. Erfasst Du die Belege laufend und ordnest sie sofort zu, steht die Grundlage der Abrechnung schon fest, wenn Du sie erstellst.
Ergebnis je Einheit berechnen und Mieterbrief erstellen
Zum Schluss steht je Einheit fest, was auf die geleisteten Vorauszahlungen entfällt, also ein Guthaben oder eine Nachzahlung. Daraus wird für jede Einheit ein Mieterbrief, den Du an die Mieter verschickst.
Die Grenzen der Tabelle
Eine Tabelle kann rechnen, aber sie denkt nicht mit. Umlageschlüssel, Heizkostenaufteilung und Belege musst Du selbst als Formeln und Verweise abbilden und genau da entstehen die Fehler. Wird eine Zeile eingefügt oder eine Einheit ergänzt, brechen Bezüge, ohne dass es sofort auffällt. Ein falsch gesetzter Umlageschlüssel oder eine vergessene Kostenart fällt oft erst auf, wenn ein Mieter widerspricht.
Besonders die Heizkosten machen in Excel Arbeit, weil die Aufteilung nach der Heizkostenverordnung in Grund- und Verbrauchskosten und die CO2-Kostenaufteilung von Hand nachgebaut werden müssen. Dazu kommt, dass eine Tabelle keine Belege ablegt: Die Rechnungen liegen weiter in E-Mail, Ordner und Cloud, getrennt von den Zahlen. Und jedes Jahr fängst Du praktisch von vorne an, kopierst die alte Datei und passt sie an, statt auf einer gepflegten Grundlage aufzusetzen.
Die Nebenkostenabrechnung ist keine einmalige Aufgabe, sondern kommt jedes Jahr wieder, für jede Einheit. In einer Tabelle bedeutet das jedes Mal die gleiche Bastelei mit Formeln und Zuordnungen. Eine Software hält Objekte, Einheiten, Umlageschlüssel und Belege dauerhaft vor, sodass die nächste Abrechnung auf dem aufsetzt, was schon erfasst ist.
Von Excel zu System
ViVi verteilt die Kosten nach Umlageschlüssel, teilt die Heizkosten nach HeizKV auf und erstellt je Einheit den Mieterbrief. Immer nach dem Bestätigungsprinzip, nie automatisch verbucht.
Kostenübersicht
Jede Kostenart mit ihrem Umlageschlüssel, Heizkosten nach HeizKV verteilt
Belege
Beleg abfotografieren, ViVi erkennt Betrag, Datum und Kostenkategorie
Umlage
Umlageschlüssel je Kostenart festlegen, ViVi verteilt die Kosten
Versand
Mieterbrief per E-Mail, als Postbrief oder übers Mieterportal verschicken
Kontrolle
ViVi bereitet die Abrechnung vor, Du prüfst und gibst frei
Mieterbrief
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Hinweis: Dieser Text ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. ViVi bereitet die Nebenkostenabrechnung vor; Du prüfst und gibst frei.
Wo die Zeit hingeht
Das Rechnen dauert auch in einer Tabelle nicht lange. Zeit kostet die Arbeit davor und danach. An diesen vier Stellen wird die Abrechnung am deutlichsten schneller.
Belege übers Jahr per Foto sammeln
Von Hand: Im Frühjahr gehst Du Ordner, Postfach und Cloud durch und suchst jede Rechnung des Vorjahres zusammen. Mit ViVi: Du fotografierst jede Rechnung, sobald sie ankommt. Rechnungen aus dem Postfach leitest Du per E-Mail weiter. Zur Abrechnung liegen sie schon beim Objekt und in der passenden Kostenkategorie.
Posten aus dem Vorjahr als Checkliste
Von Hand: Du kopierst die alte Datei und gehst Zeile für Zeile durch, ob Kostenarten und Formeln noch passen. Mit ViVi: Die Posten der letzten Abrechnung desselben Objekts stehen als Checkliste bereit. Ein Klick übernimmt Kostenart und Umlageschlüssel, nur den neuen Betrag trägst Du selbst ein.
Zählerstände von den Mietern einsammeln
Von Hand: Du fragst jeden Mieter einzeln nach seinen Ablesewerten und tippst sie ab. Mit ViVi: Eine Automation bittet Deine Mieter per E-Mail um die Ablesung. Sie tragen die Werte über einen sicheren Link selbst ein, die Stände landen direkt in ViVi.
Mieterbriefe im Sammelversand
Von Hand: Du erstellst für jede Einheit einen eigenen Brief, druckst ihn aus und bringst ihn zur Post. Mit ViVi: Alle Briefe einer Abrechnung stehen auf einer Übersicht mit Einheit, Saldo und Status. Je Mieter wählst Du E-Mail, echten Postbrief direkt aus ViVi oder Mieterportal. Als ZIP lädst Du alle Briefe auf einmal herunter.
Aus unserer Sicht liegt hier der größte Hebel. Wer Belege und Zählerstände übers Jahr erfasst, muss zur Abrechnung nichts mehr zusammensuchen.
Häufige Fragen
Mit einer Software statt einer Tabelle. In ViVi erfasst Du Objekt und Kosten, wählst je Kostenart einen Umlageschlüssel und trägst Zählerstände und Heizkosten ein. ViVi rechnet die Abrechnung und erstellt für jede Einheit einen Mieterbrief mit Guthaben oder Nachzahlung. Du prüfst das Ergebnis und gibst es frei. So musst Du keine Formeln mehr pflegen, die bei jeder Änderung brechen können.
Die meiste Zeit kostet das Zusammensuchen, nicht das Rechnen. Belege liegen verstreut in Ordnern und Postfächern, Zählerstände fehlen noch und für jeden Mieter muss ein eigener Brief entstehen. Erfasst Du Belege und Zählerstände laufend übers Jahr, liegen sie zur Abrechnung schon beim richtigen Objekt. ViVi führt sie dann zusammen und erstellt die Mieterbriefe gebündelt.
Ja. ViVi teilt die Heizkosten nach der Heizkostenverordnung (HeizKV) in Grund- und Verbrauchskosten auf. Zusätzlich berücksichtigt ViVi die CO2-Kostenaufteilung nach Gebäudestufe, also die Verteilung des CO2-Preises zwischen Dir und Deinen Mietern. Die Zählerstände trägst Du je Einheit ein, die Aufteilung übernimmt die Berechnung.
Du legst den Umlageschlüssel je Kostenart einzeln fest. Zur Auswahl stehen zum Beispiel Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch und Anzahl der Einheiten. So kannst Du etwa die Grundsteuer nach Wohnfläche und die Müllabfuhr nach Personen verteilen. ViVi verteilt die Kosten dann nach dem gewählten Schlüssel auf die Einheiten.
Du erfasst einen Beleg per Foto, Upload oder E-Mail. Die KI erkennt Betrag, Datum und Beschreibung und schlägt ein Objekt und eine Kostenkategorie vor. Der Vorschlag wird nie automatisch verbucht, Du bestätigst ihn. So sind die umlagefähigen Kosten schon zugeordnet, wenn Du die Abrechnung erstellst.
Ja, als Checkliste. Legst Du eine neue Abrechnung an, zeigt ViVi die Posten der letzten Abrechnung desselben Objekts. Ein Klick übernimmt Kostenart und Umlageschlüssel, den Betrag trägst Du neu ein. Beträge kopiert ViVi nie aus dem Vorjahr, der alte Wert steht nur als Hinweis daneben.
ViVi erstellt für jede Einheit einen fertigen Mieterbrief mit Guthaben oder Nachzahlung und sammelt alle Briefe einer Abrechnung auf einer Versandübersicht. Dort wählst Du je Mieter den Weg: E-Mail, echter Postbrief direkt aus ViVi oder Mieterportal. Vor dem Versand prüft ViVi Voraussetzungen wie Absender und Bankverbindung. Zusätzlich kannst Du alle Briefe als ZIP herunterladen.
ViVi bereitet die Nebenkostenabrechnung anhand der von Dir erfassten Daten vor, ersetzt aber keine Rechtsberatung. Die Qualität der Abrechnung hängt an den Daten, also an den erfassten Kosten, Umlageschlüsseln und Zählerständen. Du prüfst das Ergebnis und gibst es frei, bevor es an die Mieter geht. Ob eine Abrechnung im Einzelfall allen Anforderungen genügt, klärst Du bei Bedarf mit fachkundiger Beratung.
Nebenkostenabrechnung
NKA-Workflow, Umlageschlüssel, Zählerstände und Mieterbrief per E-Mail, Post oder Mieterportal.
Belegverwaltung
Belege per Foto, Upload oder E-Mail erfassen, auslesen und dem Objekt zuordnen.
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