Ratgeber für Vermieter
Die Steuererklärung als Vermieter wird nicht am Abgabetag gemacht, sondern das ganze Jahr über vorbereitet. Wer Mieteinnahmen, Belege und Finanzierungsunterlagen laufend sammelt und richtig zuordnet, spart sich im Frühjahr die Sucherei und übersieht keine abziehbaren Kosten. Dieser Ratgeber zeigt Dir, welche Unterlagen anfallen und wie Du sie digital ordnest. ViVi bereitet die Daten vor und ersetzt keine Steuerberatung.
Für private Vermieter geschrieben. ViVi bereitet die Steuerdaten vor und ersetzt keine Steuerberatung.
Kurz erklärt
Sammle über das ganze Jahr laufend Deine Mieteinnahmen und Belege, ordne jeden Beleg dem richtigen Objekt und einer Kostenart zu, halte AfA, Zinsen und Finanzierungsunterlagen bereit und bündle am Ende alles für die Anlage V und Deinen Steuerberater.
Der Trick ist der Takt: Belege fallen laufend an, deshalb erfasst Du sie am besten sofort statt gesammelt im Frühjahr. Ein fotografierter Beleg, der direkt einem Objekt und einer Kostenart zugeordnet ist, muss am Jahresende nicht mehr gesucht und einsortiert werden. So stehen die Summen je Objekt und insgesamt schon fest, wenn die Steuererklärung ansteht, und die Belege lassen sich gebündelt an den Steuerberater übergeben. Ein System wie ViVi übernimmt das Sammeln und Zuordnen und bereitet die Anlage V für private Strukturen vor. Wichtig bleibt: ViVi bereitet die Daten vor und ersetzt keine Steuerberatung.
Worauf Du Dich verlassen kannst
Der Überblick
Fünf Bausteine, die Du das ganze Jahr über pflegst, statt sie im Frühjahr zusammenzusuchen. So ist am Ende jede Zahl belegt und zugeordnet.
Mieteinnahmen dokumentieren
Halte für jedes Mietverhältnis fest, welche Miete und umgelegten Nebenkosten eingegangen sind. Das ist die Einnahmenseite Deiner Anlage V, und sie sollte lückenlos belegt sein.
Belege für Werbungskosten laufend erfassen
Handwerkerrechnungen, Hausgeld, Versicherungen, Verwaltungskosten: Erfasse jeden Beleg direkt, wenn er anfällt, statt ihn in E-Mail, Ordner und Cloud liegen zu lassen und im Frühjahr zu suchen.
Belege dem richtigen Objekt und der Kostenart zuordnen
Ein Beleg ist erst dann steuerlich brauchbar, wenn klar ist, zu welchem Objekt und zu welcher Kostenart er gehört. Diese Zuordnung entscheidet später, in welche Zeile der Anlage V der Betrag wandert.
AfA, Zinsen und Finanzierungsunterlagen bereithalten
Neben den laufenden Kosten zählen auch Abschreibung (AfA) und Schuldzinsen aus der Finanzierung zu den Werbungskosten. Halte Kaufvertrag, Darlehensvertrag und Zinsbescheinigungen griffbereit, damit diese Posten nicht vergessen werden.
Alles gebündelt für Steuererklärung und Steuerberater exportieren
Am Ende brauchst Du eine geordnete Übersicht und die zugehörigen Belege in einem Paket. Ein digitaler Export erspart Dir und Deinem Steuerberater das Durchreichen von Papierordnern.
Der Workflow
Der größte Zeitfresser bei der Steuer ist nicht das Ausfüllen der Anlage V, sondern das Zusammensuchen der Grundlagen im Nachhinein. Wer erst im Frühjahr anfängt, alte Rechnungen aus E-Mails, Ordnern und Kontoauszügen zu klauben, verliert Stunden und übersieht leicht Kosten, die abziehbar gewesen wären. Der digitale Weg dreht das um: Jeder Beleg wird erfasst und zugeordnet, sobald er anfällt.
Kommt eine Handwerkerrechnung herein, fotografierst Du sie oder leitest die E-Mail weiter, und sie ist erledigt. Betrag, Datum und Beschreibung werden ausgelesen, das passende Objekt und die Kostenkategorie werden vorgeschlagen, und Du bestätigst die Zuordnung. Damit ist der Beleg nicht nur gespeichert, sondern schon dort, wo er für die Steuer hingehört. Über das Jahr wächst so eine vollständige, sortierte Grundlage, ohne dass Du am Stichtag noch etwas nacharbeiten musst.
Die Anlage V
Einkünfte aus Vermietung erklärst Du in der Regel über die Anlage V, für jedes Objekt getrennt. Auf der Einnahmenseite stehen Mieten und umgelegte Nebenkosten, auf der Ausgabenseite die Werbungskosten: Erhaltungsaufwand, Schuldzinsen, AfA, Hausgeld und Verwaltungskosten. Wenn die Belege übers Jahr sauber zugeordnet wurden, entsteht die Übersicht fast von selbst, weil die Summen je Objekt und insgesamt schon feststehen.
ViVi bereitet diese Übersicht für private Strukturen vor, also für natürliche Personen, mit Einnahmen, Werbungskosten und AfA je Objekt und gesamt, inklusive Prognose. Firmenstrukturen sind noch nicht abgedeckt und stehen als „Coming Soon" auf dem Plan. Die vorbereitete Anlage V überträgst Du anschließend in Deine Steuersoftware oder gibst sie über Deinen Steuerberater ab. Was genau absetzbar ist und wie es anzusetzen ist, entscheidet die steuerliche Beurteilung im Einzelfall. ViVi bereitet die Daten vor und ersetzt keine Steuerberatung.
Hinweis: Dieser Text ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Welche Kosten in Deinem Fall absetzbar sind und wie sie anzusetzen sind, klärst Du mit einem Steuerberater. ViVi bereitet die Daten vor, erstellt aber keine Steuererklärung und reicht sie nicht ein.
Die Übergabe
Wenn Du mit einem Steuerberater arbeitest, ist die Übergabe der Belege oft der lästigste Teil: Papierordner packen, Scans zusammensuchen, E-Mails hinterherschicken. Digital wird daraus ein einziger Schritt. Du exportierst alle oder gefilterte Belege als ZIP-Datei und gibst sie weiter, bereits dem Objekt und der Kostenart zugeordnet. Für private Strukturen gibt es zusätzlich einen DATEV-Export, mit dem der Steuerberater die Daten direkt weiterverarbeiten kann.
So spart die Vorarbeit dem Steuerberater Rückfragen und Dir das Zusammensuchen. Die eigentliche steuerliche Beurteilung bleibt trotzdem seine Aufgabe. ViVi bereitet die Daten vor und ersetzt keine Steuerberatung.
Von Hand zu System
ViVi sammelt Einnahmen und Belege über das Jahr, ordnet sie zu und bereitet die Anlage V für private Strukturen vor. Immer nach dem Bestätigungsprinzip, nie automatisch verbucht.
Steuerübersicht
Einnahmen, Werbungskosten und AfA landen sortiert nach Kategorie und Objekt in der Steuerübersicht
Belege
Rechnung abfotografieren, ViVi erkennt Betrag, Datum und Kostenkategorie
Zuordnung
Jeder Beleg wird dem Objekt und der Kostenart vorgeschlagen, Du bestätigst
Export
Belege als ZIP und DATEV-Export gebündelt für den Steuerberater
Kontrolle
ViVi bereitet vor und ersetzt keine Steuerberatung
Anlage V
Einnahmen, Werbungskosten und AfA je Objekt und gesamt, vorbereitet für die Anlage V
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Häufige Fragen
Für die Anlage V stellst Du Einnahmen und Werbungskosten gegenüber. Auf der Einnahmenseite stehen Mieteinnahmen und umgelegte Nebenkosten, auf der Ausgabenseite Posten wie Erhaltungsaufwand, Schuldzinsen aus der Finanzierung, die Abschreibung (AfA), Hausgeld und Verwaltungskosten. Dazu gehören die passenden Belege: Handwerkerrechnungen, Kontoauszüge, der Darlehensvertrag und die Nebenkostenabrechnung. Wichtig ist, dass jeder Beleg dem richtigen Objekt und der richtigen Kostenart zugeordnet ist. ViVi sammelt Einnahmen und Ausgaben über das Jahr und bereitet sie vor, ersetzt aber keine Steuerberatung.
Sammle Deine Einnahmen und Werbungskosten über das Jahr und ordne jeden Beleg dem Objekt und einer Kostenart zu. Dann stehen am Jahresende die Summen je Objekt und insgesamt fest und lassen sich in die Anlage V übertragen. ViVi bereitet diese Übersicht für private Strukturen vor, mit Einnahmen, Werbungskosten und AfA je Objekt und gesamt, inklusive Prognose. Die Anlage V selbst gibst Du über Deine Steuersoftware oder Deinen Steuerberater ab. ViVi bereitet die Daten vor und ersetzt keine Steuerberatung.
Ja. Mit ViVi exportierst Du alle oder gefilterte Belege als ZIP-Datei, die Du an Deinen Steuerberater oder das Finanzamt weitergeben kannst. Für private Strukturen gibt es zusätzlich einen DATEV-Export. So muss niemand mehr Papierordner durchreichen, und die Belege sind bereits dem Objekt und der Kostenart zugeordnet. Wie die Unterlagen im Detail verbucht werden, klärst Du mit Deinem Steuerberater.
Nein. ViVi bereitet Deine Steuerunterlagen vor: Es sammelt Einnahmen und Belege, ordnet sie zu, erstellt eine Steuerübersicht und bereitet die Anlage V für private Strukturen vor. Die steuerliche Beurteilung, die Abgabe der Steuererklärung und die Beratung im Einzelfall bleiben Sache eines Steuerberaters. ViVi bereitet die Daten vor und ersetzt keine Steuerberatung.
Am einfachsten laufend statt gesammelt am Jahresende. Mit dem Beleg-Assistenten von ViVi fotografierst Du eine Rechnung, lädst sie hoch oder leitest sie per E-Mail weiter. Die KI erkennt Betrag, Datum und Beschreibung und schlägt ein Objekt und eine Kostenkategorie vor. Der Vorschlag wird nie automatisch verbucht, Du bestätigst ihn. So ist jeder Beleg direkt zugeordnet und am Jahresende musst Du nichts mehr zusammensuchen.
In der Regel solltest Du Belege und Unterlagen so lange aufbewahren, bis Dein Steuerbescheid bestandskräftig ist und keine Nachfragen des Finanzamts mehr zu erwarten sind. Eine feste gesetzliche Aufbewahrungspflicht wie für Gewerbetreibende besteht für private Vermieter üblicherweise nicht, wer allerdings sehr hohe Überschusseinkünfte erzielt, kann längeren Fristen unterliegen. Praktisch ist es sinnvoll, Verträge und Belege digital und dauerhaft abzulegen. Das ersetzt keine Steuerberatung.
Anlage V vorbereiten
Wie ViVi Einnahmen, Werbungskosten und AfA je Objekt und gesamt für die Anlage V aufbereitet.
Belegverwaltung
Belege per Foto, Upload oder E-Mail erfassen, auslesen und dem Objekt zuordnen.
Für Steuerberater
Anlage V, Belege und DATEV-Export: wie ViVi die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater vorbereitet.
Immobilien verwalten: der Leitfaden
Alle laufenden Aufgaben für private Vermieter, von der Miete bis zur Steuer.
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