Mietwohnung verwalten: Aufgaben, Checkliste, Fristen

Jährlich fallen vor allem drei Dinge an: die Betriebskosten- beziehungsweise Nebenkostenabrechnung erstellen und dem Mieter zusenden, bei Bedarf Zählerstände erfassen oder anfordern und zum Jahresende die Belege für die Steuererklärung (Anlage V) zusammenstellen. Dazu kommen laufende Aufgaben übers Jahr: Mieteingänge prüfen, Belege sammeln und dem Objekt zuordnen sowie bei Bedarf Mieterhöhung oder Kaution im Blick behalten. Die konkreten Fristen hängen vom Mietvertrag und der Situation ab, deshalb ist das keine Rechtsberatung.

In der Regel muss die Betriebskostenabrechnung dem Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen. Bei einem Abrechnungszeitraum, der dem Kalenderjahr entspricht, ist das üblicherweise bis Ende des Folgejahres. Kommt die Abrechnung später, kannst Du eine Nachzahlung meist nicht mehr verlangen, ein Guthaben musst Du aber weiterhin auszahlen. Die genaue Frist im Einzelfall klärst Du am besten mit einer Rechtsberatung, dieser Ratgeber ersetzt sie nicht.

Zuerst prüfst Du, ob die Miete wirklich fehlt oder nur später oder in anderer Höhe eingegangen ist. Bleibt ein Rückstand, dokumentierst Du ihn, sprichst den Mieter an und mahnst schriftlich, in der Regel in mehreren Stufen mit klarer Zahlungsfrist. Wichtig ist, den offenen Betrag und die Historie sauber festzuhalten, damit Du jederzeit den Überblick behältst. Bei anhaltenden Rückständen oder rechtlichen Schritten wie einer Kündigung solltest Du rechtlichen Rat einholen.

Ja. Belege zu Ausgaben rund um die vermietete Wohnung brauchst Du für die Nebenkostenabrechnung und für die Steuererklärung, damit Du Kosten nachweisen und Werbungskosten geltend machen kannst. Sammle Rechnungen, Kontoauszüge und Verträge laufend statt am Jahresende gebündelt und ordne jede Ausgabe der richtigen Wohnung zu. So ist die Anlage V am Jahresende schnell fertig. Wie lange Du welche Unterlagen genau aufbewahren musst, klärst Du mit Deinem Steuerberater.

Die wichtigsten wiederkehrenden Termine sind der monatliche Mieteingang, die Nebenkostenabrechnung (üblicherweise binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums) und die Steuererklärung mit der Anlage V. Dazu kommen anlassbezogene Fristen, etwa bei einer geplanten Mieterhöhung oder bei der Rückzahlung der Kaution nach Auszug. Konkrete gesetzliche Fristen hängen vom Einzelfall ab und ändern sich, deshalb nennt dieser Ratgeber nur die üblichen Eckpunkte und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Ja. Eine einzelne Wohnung lässt sich grundsätzlich mit einer Tabelle, einem Ordner für Belege und einem Kalender für Fristen verwalten. Unübersichtlich wird es meist erst, wenn sich über die Jahre Belege häufen, Zahlungen abgeglichen werden müssen und die Nebenkostenabrechnung ansteht. Dann hilft eine Software, die Mieteingänge erkennt, Belege den Objekten zuordnet und die Abrechnung vorbereitet. ViVi ist dafür gemacht und spart schon bei der ersten Wohnung Zeit, ohne dass Du dafür Buchhaltung lernen musst.

Eine Software nimmt Dir die wiederkehrende Fleißarbeit ab: ViVi erkennt Mieteingänge aus Deinem Bankkonto und zeigt Rückstände sofort, verschickt bei überfälliger Miete automatische Zahlungserinnerungen in mehreren Stufen, liest Belege per Foto aus und ordnet sie dem Objekt zu und bereitet die Nebenkostenabrechnung samt Mieterbrief vor. Am Jahresende sind die Belege für die Anlage V sortiert. ViVi legt oder ändert dabei nichts ohne Deine Bestätigung, die Kontrolle bleibt bei Dir.