Ratgeber für Erstvermieter
Die erste Wohnung zu vermieten fühlt sich nach viel Bürokratie an. In Wahrheit ist es eine überschaubare Reihe von Schritten, die sich gut vorbereiten lassen. Dieser Ratgeber führt Dich der Reihe nach durch, was Du von der Wohnungsübergabe bis zur ersten Nebenkostenabrechnung organisierst, ohne Fachchinesisch.
Einsteigerfreundlich erklärt. ViVi ordnen wir organisch als Hilfe für den Start ein, nicht als erste Antwort.
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Kurz erklärt
Du organisierst Mietvertrag, Übergabeprotokoll und Kaution, dokumentierst beim Einzug die Zählerstände, prüfst die ersten Mieteingänge und sammelst die Belege für die erste Nebenkostenabrechnung nach zwölf Monaten.
Der Ablauf folgt einer festen Reihenfolge. Vor dem Einzug setzt Du den Mietvertrag auf, vereinbarst die Kaution und bereitest die Übergabe vor. Beim Einzug hältst Du im Übergabeprotokoll den Zustand und alle Zählerstände fest und legst die Unterlagen ab. Danach prüfst Du laufend die Mieteingänge und sammelst die Belege des Jahres. Nach zwölf Monaten erstellst Du die erste Nebenkostenabrechnung, und zur Steuererklärung bereitest Du die Anlage V vor. Die hier genannten Punkte sind allgemein üblich und ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.
Worauf Du Dich verlassen kannst
Der Ablauf im Überblick
Von der Vorbereitung bis zur ersten Abrechnung. Jeder Schritt baut auf dem vorigen auf, so verlierst Du nichts aus dem Blick.
Vor der Vermietung
Mietvertrag aufsetzen, Kaution vereinbaren und die Wohnungsübergabe vorbereiten.
Bei der Übergabe
Übergabeprotokoll ausfüllen, alle Zählerstände notieren und mit Fotos festhalten.
Beim Einzug
Kontaktdaten des Mieters erfassen und alle Unterlagen zentral ablegen.
Laufend im Jahr
Erste Mieteingänge prüfen und die Belege für die Betriebskosten sammeln.
Nach zwölf Monaten
Erste Nebenkostenabrechnung erstellen und die Anlage V für die Steuer vorbereiten.
Schritt 1 und 2
Bevor der Mieter einzieht, legst Du drei Dinge fest, die später Streit ersparen: den Mietvertrag, das Übergabeprotokoll mit Zählerständen und die Kaution.
Der Mietvertrag hält die wichtigsten Punkte fest: wer die Wohnung mietet, ab wann, zu welcher Kaltmiete und mit welcher Vorauszahlung für die Betriebskosten. Übliche Vertragsmuster bekommst Du bei Vermietervereinen oder im Fachhandel. Achte darauf, dass alle Namen, die genaue Wohnung, der Mietbeginn und die vereinbarten Beträge korrekt drinstehen. Bei Unsicherheiten zu einzelnen Klauseln hilft eine Rechtsberatung weiter.
Das Übergabeprotokoll ist Dein wichtigster Beleg für den Zustand der Wohnung bei Einzug. Du füllst es gemeinsam mit dem Mieter aus, beide unterschreiben. Darin gehören üblicherweise:
Die Zählerstände brauchst Du später für die erste Nebenkostenabrechnung, deshalb lohnt es sich, sie sauber festzuhalten.
Als Sicherheit für offene Forderungen kannst Du in der Regel eine Kaution vereinbaren. Üblich ist eine Höhe von bis zu drei Monatskaltmieten, die der Mieter in der Regel auch in Raten zahlen darf. Die Kaution legst Du üblicherweise getrennt von Deinem eigenen Geld an. Die genaue Ausgestaltung und aktuelle Grenzen im Einzelfall klärst Du am besten mit einer Rechtsberatung, das ersetzt dieser Ratgeber nicht.
Schritt 3 und 4
Ist der Mieter eingezogen, geht es um Ordnung und Routine: Unterlagen ablegen, Mieteingänge im Blick behalten und über das Jahr die Belege sammeln.
Sammle von Anfang an alles an einem Ort: Mietvertrag, Übergabeprotokoll, Kontaktdaten des Mieters, die Bankverbindung für die Miete und die Zählerstände. Ob Aktenordner oder digital, wichtig ist, dass Du im Ernstfall schnell nachschauen kannst. Wer das gleich sortiert anlegt, muss später nichts zusammensuchen.
In den ersten Monaten kontrollierst Du, ob die vereinbarte Miete pünktlich und vollständig eingeht. Ein einfacher Abgleich der Soll-Miete mit dem Kontoauszug reicht dafür. So fällt ein Rückstand früh auf, und Du kannst freundlich nachfassen, bevor er sich aufbaut.
Über das Jahr fallen Kosten an, die Du für zwei Dinge brauchst: die Nebenkostenabrechnung und die Steuer. Leg deshalb jede Rechnung gleich zur Seite. Dazu zählen üblicherweise:
Schritt 5
Ist das erste Jahr um, kommen die beiden Abschluss-Aufgaben: die erste Betriebskostenabrechnung für den Mieter und die Anlage V für Dein Finanzamt.
Die Betriebskostenabrechnung erstellst Du in der Regel nach Ablauf des Abrechnungszeitraums, der üblicherweise zwölf Monate umfasst. Für die Zustellung an den Mieter gilt in der Regel eine Frist von zwölf Monaten nach Ende dieses Zeitraums. Du stellst die umlagefähigen Kosten zusammen, verteilst sie über einen Umlageschlüssel (etwa nach Wohnfläche oder Personen), rechnest die Heizkosten anteilig ab und vergleichst das Ergebnis mit den Vorauszahlungen. Am Ende steht ein Mieterbrief mit Nachzahlung oder Guthaben. Die genauen Fristen und Regeln im Einzelfall klärst Du mit Rechtsberatung.
Für die Steuererklärung gibst Du Deine Einkünfte aus Vermietung in der Anlage V an. Dort stehen auf der einen Seite die Mieteinnahmen, auf der anderen die Werbungskosten, also die absetzbaren Ausgaben rund um die Wohnung. Genau dafür hast Du über das Jahr die Belege gesammelt. Wie einzelne Posten steuerlich zu behandeln sind, klärst Du am besten mit einer Steuerberatung.
Wichtiger Hinweis
Dieser Ratgeber gibt allgemeine, gebräuchliche Orientierung für Erstvermieter und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Konkrete Fristen, Beträge und Regelungen können sich unterscheiden und ändern. Zieh im Zweifel eine fachkundige Beratung hinzu.
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ViVi ist eine KI-gestützte Immobilienverwaltung für private Vermieter. Gerade für die erste Wohnung nimmt sie Dir die typische Anfangsarbeit ab, immer nach dem Bestätigungsprinzip: Angelegt wird erst, wenn Du zustimmst.
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Nach zwölf Monaten die erste Abrechnung samt Mieterbrief vorbereiten
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Alle Preise ansehenHäufige Fragen
Als Erstvermieter organisierst Du eine überschaubare Kette von Aufgaben: einen Mietvertrag aufsetzen, bei der Übergabe ein Protokoll mit Zählerständen anfertigen, die Kaution vereinbaren und alle Unterlagen sauber ablegen. Danach prüfst Du die ersten Mieteingänge, sammelst über das Jahr die Belege für die Betriebskosten und erstellst nach dem Abrechnungszeitraum die erste Nebenkostenabrechnung. Das sind allgemein übliche Schritte; die konkreten Regeln im Einzelfall klärst Du mit Rechts- oder Steuerberatung.
Zwingend nötig ist sie nicht, hilfreich schon ab der ersten Wohnung. Eine Software wie ViVi legt Mietverhältnis und Objekt aus Deinen Verträgen an, ordnet Mieteingänge zu, sammelt Belege und bereitet die Nebenkostenabrechnung vor. So hast Du von Anfang an Ordnung, statt Dir später eine Struktur aus verstreuten Ordnern und Tabellen zusammensuchen zu müssen. ViVi spart schon ab einer Einheit Zeit und startet ab 15 Euro im Monat, 7 Tage kannst Du kostenlos testen.
Üblich ist ein Übergabeprotokoll, das Du gemeinsam mit dem Mieter ausfüllst und das beide unterschreiben. Darin hältst Du den Zustand der Räume fest, notierst vorhandene Mängel und schreibst alle Zählerstände für Strom, Wasser, Gas und Heizung mit Datum auf. Fotos ergänzen das Protokoll gut. Diese Dokumentation beugt späterem Streit über Schäden und Verbräuche vor. In ViVi legst Du Protokoll und Zählerstände beim Objekt ab, Zählerstände liest die KI auch vom Foto aus.
Die Betriebskostenabrechnung erstellst Du in der Regel nach Ablauf des Abrechnungszeitraums, der üblicherweise zwölf Monate umfasst. Für die Zustellung an den Mieter gilt in der Regel eine Frist von zwölf Monaten nach Ende dieses Zeitraums. Über das Jahr sammelst Du dafür die Belege und Zählerstände. ViVi hilft Dir mit einem Assistenten für Umlageschlüssel, Heizkostenaufteilung und den fertigen Mieterbrief. Die genauen Fristen im Einzelfall klärst Du mit Rechtsberatung; ViVi ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Sammle über das Jahr alle Belege rund um die Wohnung: Rechnungen für Reparaturen, Hausgeld- oder Betriebskostenabrechnungen, Versicherungen, Zinsen und ähnliche Ausgaben. Diese brauchst Du für die Anlage V Deiner Steuererklärung, in der Du Mieteinnahmen und Werbungskosten angibst. In ViVi erfasst Du Belege per Foto, Upload oder E-Mail, die KI erkennt Betrag, Datum und Kostenart und ordnet sie dem Objekt zu. Am Jahresende sind sie sortiert. ViVi bereitet die Anlage V für private Strukturen vor, ersetzt aber keine Steuerberatung.
ViVi spart Dir ab der ersten Einheit Zeit, ein Mindestbestand ist nicht nötig. Gerade beim ersten Mietverhältnis hilft es, wenn die Verwaltung von Anfang an sortiert ist: Verträge ausgelesen, Mieten zugeordnet, Belege gesammelt. Der Starter-Tarif beginnt bei 15 Euro im Monat für bis zu 5 Einheiten, und Du kannst ViVi 7 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten anzugeben. Genauso läuft ViVi mit Beständen von über 50 Einheiten.
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