Für private Vermieter
Mieten im Blick behalten, Belege sammeln und am Jahresende die Nebenkostenabrechnung zusammenstellen: Diese drei Aufgaben kosten die meiste Zeit, und in getrennten Excel-Tabellen greift keine in die andere. Ohne Excel laufen sie in einem Ablauf zusammen. Der Mieteingang landet an der offenen Miete, der Beleg beim richtigen Objekt, und weil die Belege dort schon zusammenkommen, steht die Abrechnung am Jahresende bereit, statt neu gesucht zu werden.
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Kurz erklärt
Du führst die drei Aufgaben in einem System zusammen, statt in getrennten Blättern: ViVi gleicht Mieteingänge mit den offenen Mieten ab, liest Deine Belege per Foto aus und legt sie beim Objekt ab, und aus diesen Belegen entsteht die vorbereitete Nebenkostenabrechnung.
Der Gewinn liegt darin, dass die Aufgaben ineinandergreifen. Ein Mieteingang, den ViVi einer offenen Miete zuordnet, macht sofort sichtbar, ob eine Einheit im Rückstand ist. Ein Beleg, den Du fotografierst, liegt danach beim richtigen Objekt und in der passenden Kostenkategorie, sodass die umlagefähigen Kosten am Jahresende schon zusammenlaufen. So überträgst Du nichts mehr von Hand zwischen Blättern und bestätigst nur die Vorschläge, die ViVi Dir macht. Verbucht oder angelegt wird nie etwas automatisch. ViVi gibt es ab 12 € pro Monat bei jährlicher Abrechnung, mit 7 Tagen kostenlosem Test ohne Zahlungsdaten.
Worauf Du Dich verlassen kannst
Der Ablauf
Mieten, Belege und Nebenkosten sind keine drei Inseln. Sie hängen zusammen, und genau so bilden sie sich ohne Excel ab: Jeder Schritt liefert die Grundlage für den nächsten.
Mieteingänge per Bankabgleich prüfen
Nach dem Anbinden Deines Bankkontos über den PSD2-Dienstleister BanksAPI ordnet ViVi eingehende Zahlungen den offenen Mieten mit einem Konfidenzwert zu, den Du bestätigst. So siehst Du für jede Einheit, ob die Miete da ist, ohne Kontoauszüge mit einer Tabelle abzugleichen.
Belege per Foto erfassen und dem Objekt zuordnen
Einen Beleg erfasst Du per Foto, Upload oder E-Mail. Die KI liest Betrag, Datum und Beschreibung aus und schlägt Objekt und Kostenkategorie vor. Nach Deiner Bestätigung liegt der Beleg beim richtigen Objekt, statt in einem gemeinsamen Ordner zu landen.
Aus den Belegen die Nebenkostenabrechnung vorbereiten
Weil die Belege je Objekt schon zusammenlaufen, stehen die umlagefähigen Kosten für die Abrechnung bereit. ViVi ergänzt Umlageschlüssel, Zählerstände und Heizkosten nach HeizKV und bereitet den Mieterbrief vor. Du prüfst und gibst frei, statt Summen neu zusammenzutragen.
Rückstände erkennen und Erinnerungen automatisieren
Bleibt eine Miete aus, fällt der Rückstand im Mieten-Tracker auf. Auf Wunsch versendet eine Automation gestufte Zahlungserinnerungen per E-Mail, Post oder als To-Do. Dafür hinterlegst Du eine Zuordnungsregel für das Mietverhältnis, damit wiederkehrende Zahlungen künftig erkannt werden.
Alles verknüpft statt in getrennten Blättern
Der eigentliche Unterschied liegt in den Verbindungen: Der Mieteingang hängt an der offenen Miete, der Beleg am Objekt, die Abrechnung an den Belegen. Du überträgst nichts mehr von Hand zwischen Tabellen, und nichts wird ohne Deine Bestätigung verbucht.
Das Problem
Für die Miete gibt es ein Blatt, für die Belege einen Ordner, für die Abrechnung eine dritte Datei. Solange alles ruhig läuft, reicht das. Der Aufwand entsteht an den Übergängen: Eine Zahlung steht im Kontoauszug, die Sollmiete im Mietblatt, und ob beide zusammenpassen, gleichst Du selbst ab. Der Handwerkerbeleg liegt in der E-Mail, während die Abrechnung ihn erst Monate später braucht. Bis dahin musst Du ihn wiederfinden und der richtigen Wohnung zuordnen.
Genau an diesen Übergängen bröckeln getrennte Tabellen. Jeder Beleg, den Du nicht sofort dem Objekt zuordnest, wird am Jahresende zur Sucharbeit. Jeder Mieteingang, den Du nicht gegen den Sollstand abhakst, verschleiert einen möglichen Rückstand. Und weil Du die Zahlen von Hand zwischen den Blättern überträgst, schleicht sich schnell ein Zahlendreher ein, der erst bei der nächsten Abrechnung auffällt. Nicht die einzelne Tabelle ist das Problem, sondern dass keine von ihnen mit der nächsten spricht.
Drei Aufgaben, ein System
Mieten, Belege und Nebenkosten greifen ineinander, statt in getrennten Blättern zu liegen. Immer nach dem Bestätigungsprinzip, nie automatisch verbucht.
Mieten-Tracker
Für jede Einheit sichtbar, ob die Miete eingegangen ist
Mieten
Mieteingänge per Bankabgleich den offenen Mieten zuordnen
Belege
Belege per Foto erfassen und dem passenden Objekt zuordnen
Nebenkosten
Aus den zugeordneten Belegen die Abrechnung vorbereiten
Kontrolle
Vorschläge bestätigst Du, verbucht wird nie automatisch
Nebenkosten
Umlagefähige Kosten je Objekt für die Abrechnung bereit
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Häufige Fragen
Statt drei getrennter Tabellen laufen die Aufgaben in einem System zusammen. ViVi ordnet eingehende Mietzahlungen per Bankabgleich den offenen Mieten zu, Du erfasst Belege per Foto und ordnest sie dem Objekt zu, und daraus bereitet ViVi die Nebenkostenabrechnung vor. Weil alles verknüpft ist, musst Du nichts von Hand zwischen Blättern übertragen. Die Vorschläge bestätigst Du, verbucht wird nie automatisch.
Sobald Dein Bankkonto über den PSD2-Dienstleister BanksAPI angebunden ist, schlägt ViVi zu jeder eingehenden Zahlung die passende offene Miete vor und versieht sie mit einem Konfidenzwert, den Du bestätigst. So erkennst Du je Einheit sofort, ob die Miete eingegangen ist, und offene Beträge fallen auf, statt dass Du Kontoauszüge mit einer Tabelle abgleichst.
Du erfasst einen Beleg per Foto, Upload oder E-Mail. Die KI erkennt Betrag, Datum und Beschreibung und schlägt Objekt und Kostenkategorie vor. Weil der Beleg damit schon beim richtigen Objekt liegt, stehen die umlagefähigen Kosten für die Nebenkostenabrechnung bereit, statt am Jahresende neu gesucht zu werden.
Nein, ViVi stellt sie zusammen, mit Umlageschlüsseln, Zählerständen und den Belegen, die schon beim jeweiligen Objekt liegen. Du kontrollierst das Ergebnis und gibst es frei, bevor der Mieterbrief herausgeht. Die Rechenarbeit übernimmt ViVi, eine Rechtsberatung ersetzt sie damit nicht.
Bleibt eine Miete aus, siehst Du den Rückstand im Mieten-Tracker. Auf Wunsch versendet eine Automation gestufte Zahlungserinnerungen per E-Mail, Post oder als To-Do. Dafür hinterlegst Du eine Zuordnungsregel für das Mietverhältnis, damit wiederkehrende Zahlungen künftig automatisch erkannt werden.
ViVi kostet ab 12 € pro Monat bei jährlicher Abrechnung, mit allen Funktionen. Der Starter deckt bis zu 5 Einheiten ab, größere Pläne mehr. Du kannst 7 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten.
Mietentracker
Mieteingänge per Bankabgleich prüfen und Rückstände erkennen.
Belegverwaltung
Belege fotografieren, ViVi erkennt Betrag und Datum und legt sie beim Objekt ab.
Nebenkostenabrechnung
Umlageschlüssel, Zählerstände und Belege fließen in die fertige Abrechnung.
Vermieter-Software
Mieten, Belege und Nebenkosten zentral statt in Excel und Ordnern.
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