Der 31. Dezember ist der letzte Tag Deiner Abrechnungsfrist. Die Nebenkostenabrechnung ist fertig, Du fotografierst sie ab und schickst das Bild über WhatsApp an Deinen Mieter. Zwei blaue Haken. Vier Wochen später kommt keine Zahlung, sondern die Antwort, er habe nie eine Abrechnung erhalten. Ab da geht es nicht mehr um Deine Zahlen, sondern um die Frage, wer den Zugang beweisen muss.
Für die Nebenkostenabrechnung bei preisfreiem Wohnraum gibt es keine gesetzliche Formvorschrift. E-Mail und WhatsApp sind also erlaubt. Schwierig wird es nicht bei der Form, sondern beim Nachweis.
Gibt es eine Formvorschrift für die Nebenkostenabrechnung?
Nein. § 556 BGB regelt, was abgerechnet werden darf und bis wann, nicht auf welchem Papier. Weder die Schriftform nach § 126 BGB mit eigenhändiger Unterschrift noch die Textform nach § 126b BGB ist vorgeschrieben. Erkennbar sein muss, von wem die Abrechnung stammt und für welche Wohnung und welchen Abrechnungszeitraum sie gilt. Ein PDF im E-Mail-Anhang erfüllt das ohne Weiteres. Ein vollständig lesbares Foto im Messenger im Grundsatz auch.
Ob Du dafür die Zustimmung Deines Mieters brauchst, wird unterschiedlich beantwortet. Ein Zustimmungserfordernis steht in keinem Gesetz. Praktisch hängt der Zugang aber daran, ob der Mieter diesen Kanal für rechtlich relevante Post überhaupt geöffnet hat. Wer Dir seine E-Mail-Adresse für die Kommunikation im Mietverhältnis gegeben hat, hat das getan. Eine Handynummer, die Du nur für Handwerkertermine kennst, ist eine schwächere Grundlage. Halte die Kanalwahl deshalb kurz schriftlich fest, am besten schon im Mietvertrag.
Was in der Abrechnung stehen muss, egal über welchen Kanal
Der Bundesgerichtshof hat die formellen Mindestanforderungen in ständiger Rechtsprechung festgelegt, zusammengefasst im Urteil vom 29. Januar 2020 (VIII ZR 244/18). Eine Abrechnung braucht vier Angaben:
- Gesamtkosten je Betriebskostenart, geordnet zusammengestellt
- Verteilerschlüssel, erläutert dort, wo er sich nicht von selbst erklärt
- Anteil des Mieters, nachvollziehbar berechnet
- Abzug der Vorauszahlungen, die der Mieter geleistet hat
Maßstab ist, ob ein durchschnittlicher Mieter die Rechnung ohne juristische Hilfe nachvollziehen kann. Fehlt eine der vier Angaben, ist die Abrechnung formell unwirksam. Sie wahrt die Frist dann nicht, auch wenn sie pünktlich angekommen ist. Rechenfehler sind etwas anderes. Sie betreffen die inhaltliche Richtigkeit und machen die Abrechnung nicht unwirksam.
Die Frist endet mit dem Zugang, nicht mit dem Versand
Nach § 556 Abs. 3 BGB musst Du dem Mieter die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen. Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31. Dezember 2026. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, Du hast die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben musst Du trotzdem auszahlen, die Ausschlussfrist schützt nur den Mieter.
Entscheidend ist das Wort mitteilen. Es meint den Zugang, nicht das Absenden. Wer am 31. Dezember um 23 Uhr auf Senden drückt, hat nichts gewonnen, solange er den Zugang nicht belegen kann.
Umgekehrt läuft nach dem Zugang die zweite Frist an. Der Mieter kann Einwendungen gegen die Abrechnung bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang erheben. Auch dieses Datum kennst Du nur, wenn Du den Zugang dokumentiert hast.
Wer muss den Zugang beweisen?
Die volle Beweislast liegt bei Dir. Die rechtzeitige Absendung genügt nicht, nachzuweisen ist der tatsächliche Eingang beim Mieter innerhalb der Frist.
Für die einfache E-Mail gibt es dabei keinen Anscheinsbeweis. Die Gerichte begründen das mit Spamfiltern, Zustellproblemen und der Möglichkeit, eine Lesebestätigung anzufordern (unter anderem LAG Köln, 11. Januar 2022). Der BGH hat 2022 zwar entschieden, dass eine E-Mail zugeht, sobald sie auf dem Server des Empfängers abrufbereit bereitliegt (Urteil vom 6. Oktober 2022, VII ZR 895/21). Das betraf den Verkehr zwischen Unternehmern. Gegenüber einem privaten Mieter kommt es darauf an, wann üblicherweise mit dem Abruf zu rechnen war. Und beide Punkte helfen Dir erst, wenn Du überhaupt beweisen kannst, dass die Mail angekommen ist.
Der blaue Haken in WhatsApp beweist, dass die Nachricht auf einem Gerät geöffnet wurde. Wer sie geöffnet hat, sagt er nicht. Bei abgeschalteten Lesebestätigungen erscheint er gar nicht erst.
Was in der Praxis trägt
- Persönliche Übergabe gegen Empfangsbestätigung, unterschrieben und datiert. Der sauberste Nachweis.
- Einwurf durch einen Boten, der die Abrechnung vorher gelesen und den Einwurf mit Datum und Uhrzeit notiert hat. Der Bote ist der Zeuge.
- Einwurf-Einschreiben mit Auslieferungsbeleg. Fordere den Beleg direkt an. Das Bundesarbeitsgericht hat am 30. Januar 2025 entschieden (2 AZR 68/24), dass Einlieferungsbeleg und Sendungsstatus allein keinen Anscheinsbeweis begründen. Die Deutsche Post speichert den Auslieferungsbeleg 15 Monate.
- Einschreiben mit Rückschein trägt Datum und Unterschrift, scheitert aber, wenn niemand angetroffen wird und die Sendung nicht abgeholt wird. Für eine Frist am Jahresende ist das riskant.
Wann Du doch die Schriftform brauchst
Preisgebundener Wohnraum. Bei öffentlich gefördertem Wohnraum verlangt eine Nachforderung eine schriftliche Erklärung, in der die Forderung berechnet und erläutert wird (§ 20 Abs. 4 in Verbindung mit § 4 Abs. 7 NMV 1970 und § 10 Abs. 1 WoBindG). Eine E-Mail reicht dafür nicht.
Schriftformklausel im Mietvertrag. Nach § 127 Abs. 2 BGB genügt bei einer nur vertraglich vereinbarten Schriftform im Zweifel die telekommunikative Übermittlung, also auch eine E-Mail. Der wichtige Teil ist "im Zweifel". Lässt die Klausel erkennen, dass die Parteien eine eigenhändig unterschriebene Erklärung wollten, gilt das. Bei einer unklaren Formulierung bist Du mit dem Brief auf der sicheren Seite.
Was gilt nach dem Auszug des Mieters?
Die Abrechnungsfrist läuft unverändert weiter, zugestellt wird an die neue Anschrift. Kennst Du sie nicht, musst Du zumutbare Nachforschungen anstellen. Als früherer Vermieter bekommst Du eine einfache Melderegisterauskunft, wenn Du bestätigst, dass Du die Daten nicht für Werbung oder Adresshandel verwendest. Innerhalb der Laufzeit eines Nachsendeauftrags darfst Du an die alte Adresse senden und auf die Nachsendung vertrauen.
Hat der Mieter Dir seine neue Anschrift nicht mitgeteilt, kann er sich nach Treu und Glauben in der Regel nicht auf die versäumte Frist berufen. Verlass Dich nicht blind darauf. Du musst dann darlegen, was Du unternommen hast, um ihn zu erreichen. Ein kurzer Vermerk über die Melderegisteranfrage kostet fünf Minuten und hilft Dir, wenn es später Streit gibt.
Kanal und Nachweis trennen
Aus unserer Sicht ist der Streit um E-Mail oder Post falsch gestellt. Hier werden zwei Dinge zusammengeworfen, die getrennt gehören. Für den Nachweis nimmst Du den Weg, der vor Gericht trägt, also die Post mit belegter Zustellung oder die Übergabe gegen Quittung. Für den Kanal nimmst Du das, was Dein Mieter tatsächlich liest. Die freundliche Nachricht mit dem PDF im Anhang ist gut und beugt Rückfragen vor. Sie ersetzt den belegten Weg nicht, sie kommt dazu. Und plane nicht bis zum letzten Tag. Zwei Wochen Puffer nehmen dem ganzen Thema die Schärfe.
In ViVi entstehen die Mieterbriefe zur fertigen Abrechnung automatisch. Auf der Detailseite der Abrechnung siehst Du je Mieter eine Zeile mit Einheit, Zeitraum, Saldo und Versandstatus. Den Kanal wählst Du pro Mieter, also E-Mail, Postbrief oder Mieterportal. Vor dem Versand prüft ViVi die Voraussetzungen wie Absenderangaben, Bankverbindung bei einer Nachzahlung und das Guthaben für den Postversand. Wie der Sammelversand abläuft, steht in der Knowledgebase zum Versand der Mieterschreiben. Die Schritte davor stehen im Leitfaden zur Nebenkostenabrechnung. Einen Überblick über den Abrechnungs-Assistenten findest Du auf der Seite zur Nebenkostenabrechnung.
Den Zustellungsnachweis im Streitfall nimmt Dir keine Software ab. Den liefert der Postweg. Eine saubere Abrechnung erspart Dir dafür den zweiten Streit, der sonst hinterherkommt. Der geht um Gesamtkosten, Schlüssel und Vorauszahlungen.
Häufige Fragen zur Zustellung der Nebenkostenabrechnung
Ist die Nebenkostenabrechnung per E-Mail gültig?
Bei preisfreiem Wohnraum ja. Das Gesetz schreibt für die Nebenkostenabrechnung keine bestimmte Form vor, weder eine eigenhändige Unterschrift noch Papier. Eine PDF-Datei im Anhang einer E-Mail ist deshalb wirksam, solange erkennbar ist, von wem sie stammt und für welche Wohnung und welchen Zeitraum sie gilt. Bei öffentlich gefördertem Wohnraum gilt das nicht, dort braucht eine Nachforderung eine schriftliche Erklärung.
Reicht ein Foto der Abrechnung per WhatsApp?
Aus Formgründen spricht nichts dagegen, solange das Foto vollständig und lesbar ist. Der Haken liegt beim Nachweis. Der blaue Haken zeigt, dass die Nachricht auf einem Gerät geöffnet wurde. Von wem, zeigt er nicht. Bei abgeschalteten Lesebestätigungen fehlt er ganz. Als alleiniger Zustellungsnachweis für eine laufende Ausschlussfrist ist WhatsApp zu dünn.
Was passiert bei einem Formfehler in der Nebenkostenabrechnung?
Fehlt eine der vier Mindestangaben aus der Rechtsprechung des BGH, also Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Anteil des Mieters oder Abzug der Vorauszahlungen, ist die Abrechnung formell unwirksam und wahrt die Frist nicht. Eine Nachforderung ist dann nach Fristablauf ausgeschlossen. Reine Rechenfehler betreffen dagegen die inhaltliche Richtigkeit und machen die Abrechnung nicht unwirksam.
Wer muss beweisen, dass die Nebenkostenabrechnung angekommen ist?
Der Vermieter trägt die volle Beweislast. Maßgeblich ist der Zugang beim Mieter, nicht der Versand. Für eine einfache E-Mail gibt es nach der Rechtsprechung keinen Anscheinsbeweis, das bloße Absenden genügt also nicht. Belastbar sind eine unterschriebene Empfangsbestätigung, ein Bote als Zeuge oder ein Einwurf-Einschreiben, bei dem der Auslieferungsbeleg vorliegt.
Wie stelle ich die Nebenkostenabrechnung nach dem Auszug zu?
An die neue Anschrift. Die Abrechnungsfrist läuft durch den Auszug nicht anders. Ist die neue Adresse unbekannt, musst Du zumutbare Nachforschungen anstellen, etwa eine einfache Melderegisterauskunft einholen. Innerhalb der Laufzeit eines Nachsendeauftrags darfst Du an die alte Adresse senden. Hat der Mieter seine neue Anschrift nicht mitgeteilt, kann er sich in der Regel nicht auf die versäumte Frist berufen.
Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Für Deinen konkreten Fall empfehlen wir, einen Fachanwalt für Mietrecht zu konsultieren.
