Heizkosten der Eigentumswohnung auf den Mieter umlegen. ViVi führt Dich durch einen eigenen Heizkosten-Schritt. So teilst Du Heizung und Warmwasser sauber auf, auch bei Mieterwechsel.

Deine vermietete Eigentumswohnung bekommt einmal im Jahr die Hausgeldabrechnung der WEG. Darin stecken die Kosten für Heizung und Warmwasser. Die musst Du aus der Abrechnung herauslösen, nach der Heizkostenverordnung in Grund- und Verbrauchskosten aufteilen und auf Deinen Mieter umlegen. Wechselt der Mieter mitten im Abrechnungsjahr oder stand die Wohnung eine Weile leer, wird aus der Umlage schnell eine Rechnung mit vielen Stolperstellen.

Genau dafür hat ViVi jetzt einen eigenen Heizkosten-Schritt in der Nebenkostenabrechnung. Statt eines versteckten Ausklapp-Bereichs an der Kostenzeile führt Dich der Assistent Zeile für Zeile durch die Aufteilung Deiner Heiz- und Warmwasserkosten. Wie ViVi Heizung und Warmwasser nach der Heizkostenverordnung aufteilt, steht ausführlich auf der Seite zur Heizkostenabrechnung für die Eigentumswohnung. Wie der Schritt abläuft und wo seine Grenzen liegen, gehen wir jetzt durch.

Warum die Heizkosten einen eigenen Schritt bekommen

Bei einer vermieteten Eigentumswohnung tauchen die Heiz- und Warmwasserkosten in der Hausgeldabrechnung Deiner WEG auf. Solange ein Mieter das ganze Jahr in der Wohnung wohnt, ist die Umlage überschaubar. Sobald aber ein Mieter mitten im Abrechnungsjahr aus- oder einzieht oder die Wohnung zwischendurch leer stand, musst Du die Heizkosten auf die einzelnen Nutzungszeiträume aufteilen. In diesem Fall blendet ViVi den neuen Heizkosten-Schritt ein. Willst Du ihn früher haben, kannst Du ihn auch selbst aktivieren.

Der Schritt ist mehr als Kosmetik. Solange eine nötige Aufteilung offen ist, kommst Du im Assistenten nicht weiter. So rutscht keine halbfertige Heizkostenumlage in die fertige Abrechnung.

Was steht in Deinen Unterlagen? Drei Wege je Kostenzeile

Der Schritt beginnt mit der Frage, die auch als Überschrift über den Auswahlkarten steht: Was steht in Deinen Unterlagen zu diesen Kosten? Für jede warme Kostenzeile wählst Du einen von drei Wegen, je nachdem wie genau Deine Hausgeldabrechnung die Heizkosten ausweist.

1. Beträge aus der Abrechnung übertragen. Weist Deine Abrechnung die Kosten schon einzeln aus, überträgst Du sie in sechs Bausteine: Grund- und Verbrauchskosten der Heizung, Grund- und Verbrauchskosten des Warmwassers, Kaltwasser samt Wasser-Nebenkosten und weitere Nebenkosten. Das ist der genaueste Weg.
2. Gesamtbetrag plus Verhältnis. Kennst Du nur die Summe, hinterlegst Du den Gesamtbetrag und wählst das Verhältnis von Verbrauch zu Grundkosten: 50/50, 60/40 oder 70/30. ViVi rechnet die Aufteilung daraus.
3. Nur der Gesamtbetrag, zeitanteilig. Liegt Dir wirklich nur eine Summe vor, teilt ViVi sie zeitanteilig auf die Nutzungszeiträume. Das ist nach § 9b Heizkostenverordnung erlaubt und der ungenaueste der drei Wege.

Zu jeder Zeile legst Du außerdem die Energieart fest, also ob es um Heizung, um Warmwasser oder um beides geht. So weiß ViVi, welche Umlageregel für die Zeile gilt. Wie Du die Nebenkostenabrechnung für eine Eigentumswohnung von Anfang bis Ende anlegst, zeigt der Hilfe-Artikel zur Nebenkostenabrechnung der Eigentumswohnung.

Verbräuche und Mieterwechsel rechnet ViVi mit

Hast Du für die Wohnung Zählerstände erfasst, füllst Du die Verbrauchswerte mit einem Klick über "Aus Zählerständen übernehmen". ViVi zieht sie aus den Ablesungen und jeden Wert kannst Du danach noch anpassen. Fehlen die Zähler, trägst Du die Verbräuche von Hand ein.

Beim Mieterwechsel wird es kniffliger. Da nimmt Dir ViVi das Rechnen ab. Die Grundkosten der Heizung verteilt ViVi nicht platt nach Kalendertagen, sondern nach Gradtagen. Ein Wintermonat zählt also mehr als ein Sommermonat, weil dann mehr geheizt wird. Den Verbrauch teilt ViVi nach den Ablesungen auf. Fehlt eine Ablesung, schätzt ViVi den Anteil.

Wohnt Dein Mieter das ganze Jahr in der Wohnung und rechnet die WEG nur nach Miteigentumsanteil ab, kann ViVi über "Anteil übernehmen" den verbrauchsabhängigen Wohnungsanteil ermitteln. Das schützt Dich vor dem 15-Prozent-Kürzungsrecht, das Deinem Mieter nach der Heizkostenverordnung sonst zusteht, wenn verbrauchsabhängig nicht sauber abgerechnet wird.

Wichtig: ViVi rechnet die Aufteilung vor und legt sie Dir als Vorschau hin. Was am Ende in der Abrechnung steht, prüfst und bestätigst Du. Deine Werte kannst Du an jeder Stelle überschreiben.

Alle Mieterbriefe in einem Durchgang

Steht die Abrechnung, geht es an den Versand. Die Detailseite der fertigen Abrechnung ist jetzt eine Versandzentrale. Für jeden Mieter siehst Du eine Zeile mit Einheit, Zeitraum, Saldo und Status. Den Kanal wählst Du je Mieter, also E-Mail, Post oder das Mieterportal. Sind alle Schreiben raus, schließt ViVi die Abrechnung von selbst ab. Wie der Sammelversand im Detail läuft, steht im Hilfe-Artikel zum Versand der Nebenkostenabrechnung.

Wann der Heizkosten-Schritt passt und wann nicht

Der Heizkosten-Schritt ist für die vermietete Eigentumswohnung gedacht, also für den WEG-Fall mit Heiz- und Warmwasserkosten. Für ein ganzes Mehrfamilienhaus, das Du aus eigenen Rohdaten abrechnest, bleibt die Heizkostenaufteilung im gewohnten Kosten-Dialog.

"Aus Zählerständen übernehmen" füllt die Verbräuche nur, wenn Du für die Wohnung Zähler mit mindestens zwei Ablesungen erfasst hast. Fehlen die, gibst Du die Werte von Hand ein. Die manuelle Eingabe bleibt überall die vollständige Rückfallebene. ViVi bereitet die Umlage vor und rechnet sie nach der Heizkostenverordnung, ersetzt aber keine Rechtsberatung. Ob eine bestimmte Umlage in Deinem Fall zulässig ist, klärst Du im Zweifel mit einem Fachanwalt oder Deinem Steuerberater.

Häufige Fragen zum Heizkosten-Schritt in ViVi

Wann zeigt ViVi den Heizkosten-Schritt an?

Sobald bei Deiner vermieteten Eigentumswohnung ein Mieterwechsel oder Leerstand im Abrechnungsjahr eine Aufteilung der Heizkosten nötig macht. Du kannst den Schritt auch selbst aktivieren. Solange eine nötige Aufteilung offen ist, kommst Du im Assistenten nicht weiter.

Was mache ich, wenn meine Hausgeldabrechnung nur einen Gesamtbetrag ausweist?

Dann hinterlegst Du den Gesamtbetrag und wählst ein Verhältnis von Verbrauch zu Grundkosten (50/50, 60/40 oder 70/30). Liegt Dir wirklich nur eine Summe ohne weitere Angaben vor, teilt ViVi sie zeitanteilig auf die Nutzungszeiträume auf, was nach § 9b Heizkostenverordnung erlaubt, aber der ungenaueste Weg ist.

Wie rechnet ViVi die Heizkosten bei einem Mieterwechsel auf?

Die Grundkosten der Heizung verteilt ViVi nach Gradtagen, ein Wintermonat zählt also mehr als ein Sommermonat. Den Verbrauch teilt ViVi nach den erfassten Ablesungen auf und schätzt den Anteil, wo eine Ablesung fehlt.

Funktioniert der Heizkosten-Schritt auch für ein Mehrfamilienhaus?

Nein. Der Schritt ist für die vermietete Eigentumswohnung im WEG-Fall mit Heiz- und Warmwasserkosten gedacht. Ein Mehrfamilienhaus, das Du aus eigenen Rohdaten abrechnest, teilst Du weiter im gewohnten Kosten-Dialog auf.

So legst Du die Heizkosten Deiner vermieteten Eigentumswohnung sauber auf den Mieter um, auch wenn mitten im Jahr ein Mieter wechselt. Du gibst vor, was in Deinen Unterlagen steht, ViVi rechnet die Aufteilung und Du prüfst das Ergebnis, bevor die Briefe rausgehen.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Für Deinen konkreten Fall wende Dich an einen Fachanwalt für Mietrecht oder Deinen Steuerberater.