Ratgeber & KI-Vergleich
KI ist auf jeder Produktseite zu lesen, aber selten steht dabei, was sie konkret übernimmt. Dieser Ratgeber erklärt zuerst neutral, welche KI-Jobs in der Immobilienverwaltung wirklich zählen und welche Reifegrade es am Markt gibt. Danach ordnen wir ViVi offen als eine Option ein.
Neutrale KI-Kriterien statt Schlagwort. ViVi ordnen wir fair als eine von mehreren Optionen ein.
ViVi
Lade Mietzahlungen
Für diesen Monat sind zwei Einheiten offen:
ViVi kann Fehler machen. Prüfe wichtige Informationen.
Kurz erklärt
Wirklich nützlich sind fünf KI-Jobs: Dokumente auslesen, Zahlungen zuordnen, Belege erfassen, die Nebenkostenabrechnung vorbereiten und die Verwaltung per Chat oder WhatsApp steuern.
Der Rest ist Beiwerk. Eine gute KI liest hochgeladene Dokumente wie Miet- und Kaufverträge oder Hausgeldabrechnungen aus und macht daraus einen Vorschlag, ordnet Banktransaktionen den offenen Mieten zu, erfasst Belege per Foto mit Betrag, Datum und Kostenkategorie und bereitet die Nebenkostenabrechnung bis zum Mieterbrief vor. Bedienen lässt sich das in normaler Sprache im Chat oder per WhatsApp. ViVi vereint diese fünf Aufgaben in einer Anwendung für private Vermieter und Investoren, immer nach einem Bestätigungsprinzip: Die KI legt nichts an oder ändert nichts, bevor Du die Werte geprüft und bestätigt hast.
Worauf Du Dich verlassen kannst
Die Fähigkeiten
Fünf Aufgaben, an denen sich echte KI von reiner Datenablage trennt. Neutral beschrieben, unabhängig vom Anbieter.
Dokumente auslesen
Die KI liest hochgeladene Verträge und Abrechnungen aus und schlägt vor, was daraus wird: aus dem Mietvertrag ein Mietverhältnis, aus dem Kaufvertrag ein Objekt, aus dem Darlehensvertrag die Finanzierung.
Zahlungen zuordnen
Banktransaktionen werden automatisch offenen Soll-Mieten zugeordnet, mit einem Konfidenzwert. Bei mehrdeutigen Beträgen fragt die KI nach, statt zu raten. Rückstände sind sofort sichtbar.
Belege erfassen
Rechnungen kommen per Upload, E-Mail oder Foto herein. Die KI erkennt Betrag, Datum und Beschreibung und schlägt Objekt und Kostenkategorie vor, statt dass Du sie abtippst.
Nebenkosten vorbereiten
Aus Kosten, Umlageschlüsseln und Zählerständen bereitet die KI die Betriebskostenabrechnung vor, inklusive Heizkostenaufteilung nach HeizKV und fertigem Mieterbrief.
Per Sprache steuern
Statt durch Menüs zu klicken, schreibst oder sprichst Du mit der KI. Sie gibt Auskunft zum Bestand, legt Objekte und Mietverhältnisse an und findet Dokumente, im Chat und per WhatsApp.
Kontrolle behalten
Gute KI handelt nie im Hintergrund. Sie zeigt jeden Vorschlag mit allen Werten und wartet auf Deine Bestätigung. Nichts wird angelegt, geändert oder gelöscht, bevor Du zustimmst.
Beispiel: Dokumente auslesen
Ein gutes Prüfkriterium: nicht ob KI Text erkennt, sondern was daraus im nächsten Schritt entsteht.
| Dokument | Was die KI daraus macht |
|---|---|
| Mietvertrag | Mietverhältnis mit Mieter- und Mietdaten anlegen |
| Kaufvertrag | Objekt mit Grunddaten anlegen |
| Darlehensvertrag | Finanzierung mit Konditionen erfassen |
| Hausgeld-/WEG-Abrechnung | Nebenkostenabrechnung vorbereiten |
| Zählerstände (auch als Foto) | Zählerstände erfassen |
| Rechnung / Beleg | An den Beleg-Scan weitergeben, Kosten verbuchen |
Gelesene Formate: PDF, Word, Excel, Bilder und Textdateien, inklusive Volltextsuche über hochgeladene Dokumente. Beispiel: ViVi, Stand 2026.
Der Markt
KI heißt nicht überall dasselbe. Diese drei Stufen helfen, ein Angebot einzuordnen, bevor Du Anbieter vergleichst.
Die Software speichert und verwaltet Deine Daten sauber, aber erfassen musst Du sie selbst. Verträge, Belege und Zählerstände tippst Du ab. Der Nutzen liegt in Ordnung, nicht in gesparter Arbeit.
Dokumente und Belege werden erkannt, Werte automatisch vorgeschlagen. Das spart schon spürbar Tipparbeit. Die Zuordnung zu Objekt, Konto oder Kostenart bestätigst Du weiterhin selbst.
Du steuerst die Verwaltung in normaler Sprache per Chat oder WhatsApp. Die KI liest Dokumente, ordnet Zahlungen zu und bereitet Abrechnungen vor, immer als Vorschlag zur Bestätigung. ViVi arbeitet auf dieser Stufe.
KI-Fähigkeit an ViVi · 1
So sieht das Auslesen von Dokumenten in der Praxis aus: Du schickst ViVi einen Mietvertrag als PDF, Foto oder Sprachnachricht per WhatsApp. Die KI liest ihn aus, zeigt Mieter, Einheit, Kaltmiete und Mietbeginn und fragt, ob sie das Mietverhältnis so anlegen soll.
Gespeichert wird nichts, bis Du bestätigst. Das ist der Unterschied zwischen KI, die Dir Arbeit abnimmt, und KI, die Dir die Kontrolle nimmt.
Wie die WhatsApp-Steuerung funktioniertKannst Du das Mietverhältnis anlegen?
Ich habe den Mietvertrag ausgelesen:
Soll ich das Mietverhältnis so anlegen? Nichts wird gespeichert, bis Du bestätigst.
KI-Fähigkeit an ViVi · 2
Eine Handwerkerrechnung landet per Foto, E-Mail oder Upload in ViVi. Die KI erkennt Betrag, Datum und Beschreibung und schlägt vor, zu welchem Objekt und welcher Kostenkategorie der Beleg gehört, etwa Erhaltungsaufwand.
Auch hier bleibt es ein Vorschlag: Du prüfst und bestätigst, verbucht wird nicht automatisch. Am Jahresende sind die Belege sortiert und lassen sich für den Steuerberater exportieren.
Mehr zur Belegverwaltung mit KIDie Bewertungskriterien
Sechs Fragen, mit denen Du das Schlagwort KI in echte Fähigkeiten übersetzt, egal welchen Anbieter Du Dir ansiehst.
Das wichtigste Kriterium. Prüfe, ob die KI Vorschläge macht, die Du bestätigst, oder ob sie Daten im Hintergrund anlegt und ändert. Ein Bestätigungsprinzip lässt Dir die Kontrolle über Deinen Bestand.
Nicht jede KI kann alles. Frag konkret nach Miet-, Kauf- und Darlehensverträgen, Hausgeldabrechnungen und Zählerständen und danach, was aus dem erkannten Text im nächsten Schritt wird.
Sieht die KI nur Deinen eigenen Account oder mehr? Achte auf Account-Isolation, den Serverstandort in der EU und eine Bankanbindung über einen lizenzierten PSD2-Dienstleister statt über gespeicherte Zugangsdaten.
Ein KI-Feld in der Web-App ist ein Anfang. Praktisch wird es, wenn Du die KI auch unterwegs per Chat oder WhatsApp erreichst und ihr dort direkt Fotos und Dokumente schicken kannst.
Die Nebenkostenabrechnung ist die aufwändigste Jahresaufgabe. Prüfe, ob die KI von Umlageschlüsseln und Zählerständen bis zum Mieterbrief führt oder nur einzelne Zwischenschritte übernimmt.
Frag, ob KI im Plan enthalten ist oder extra kostet und wo die ehrlichen Grenzen liegen. Seriöse Anbieter nennen sie, etwa dass KI-Nachrichten ein Kontingent verbrauchen oder einzelne Funktionen noch nicht für jede Struktur laufen.
Diese Kriterien gelten anbieterunabhängig. Wer bei allen sechs Punkten klar antwortet, hat mehr als nur ein KI-Etikett auf der Startseite.
ViVi eingeordnet
ViVi ist eine KI-gestützte Immobilienverwaltung für private Vermieter und Investoren und deckt die fünf KI-Jobs in einer Anwendung ab: Dokumente auslesen, Zahlungen zuordnen, Belege erfassen, Nebenkosten vorbereiten und die Steuerung per Chat und WhatsApp. Das ist unser Differenzierungsthema, aber keine Zauberei.
Ob ViVi die richtige KI-Immobilienverwaltung für Dich ist, findest Du am schnellsten selbst heraus: 7 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten.
Häufige Fragen
Wirklich nützlich sind fünf KI-Jobs: Dokumente wie Miet- und Kaufverträge oder Hausgeldabrechnungen auslesen, Bankzahlungen den Soll-Mieten zuordnen, Belege per Foto erfassen, die Nebenkostenabrechnung vorbereiten und die Verwaltung in normaler Sprache per Chat oder WhatsApp steuern. ViVi vereint diese fünf Aufgaben in einer Anwendung, immer nach einem Bestätigungsprinzip, das die Kontrolle bei Dir lässt.
Die besten KI-Funktionen hat die Software, die die immer gleiche Verwaltungsarbeit übernimmt statt nur Daten zu speichern: Dokumente auslesen, Zahlungen zuordnen, Belege erfassen und Abrechnungen vorbereiten. Vergleiche Anbieter deshalb nicht am Schlagwort KI, sondern an konkreten Fähigkeiten, an den Kanälen (Chat, WhatsApp) und daran, ob die KI erst nach Deiner Bestätigung handelt. ViVi deckt diese Aufgaben ab und lässt sich zusätzlich per WhatsApp bedienen.
Ja. Eine KI-gestützte Immobilienverwaltung liest hochgeladene Dokumente aus und macht daraus einen Vorschlag: aus einem Mietvertrag ein Mietverhältnis, aus einem Kaufvertrag ein Objekt, aus einer Hausgeld- oder WEG-Abrechnung die Grundlage für die Nebenkostenabrechnung. Bei ViVi liest die KI PDF, Word, Excel und Bilder aus und schlägt die erkannten Werte vor, angelegt wird erst nach Deiner Bestätigung.
Entscheidend sind zwei Punkte: Die KI sieht ausschließlich Daten Deines eigenen Accounts, und Kontodaten kommen über einen lizenzierten PSD2-Dienstleister statt über gespeicherte Zugangsdaten. Bei ViVi läuft die Bankanbindung über den PSD2-Dienstleister BanksAPI, die App wird in einem EU-Rechenzentrum betrieben, und die KI greift nur auf Deinen eigenen Bestand zu. Kartendaten für die Zahlung laufen über Stripe und liegen nicht in ViVi.
Bei ViVi nicht. Bevor die KI Daten anlegt oder ändert, zeigt sie eine Übersicht aller Werte und wartet auf Deine Bestätigung; Löschungen nur nach ausdrücklicher Freigabe. Auch KI-Vorschläge wie eine Zahlungszuordnung oder ein ausgelesener Beleg werden nie automatisch übernommen, sondern von Dir bestätigt oder abgelehnt. Dieses Bestätigungsprinzip ist ein wichtiges Vergleichskriterium: Prüfe, ob eine KI im Hintergrund handelt oder Dir die Kontrolle lässt.
ViVi setzt KI-Modelle führender Anbieter ein und wählt je nach Aufgabe das passende Modell aus. Konkrete Modellnamen bewerben wir bewusst nicht, weil sie sich häufig ändern; wichtiger ist, was in der App damit passiert: Dokumente auslesen, Zahlungen zuordnen, Belege erfassen, Abrechnungen vorbereiten und Fragen zu Deinem Bestand beantworten, immer nach dem Bestätigungsprinzip.
Ja. Neben dem Chat in der Web- und iOS-App kannst Du ViVi per WhatsApp schreiben, auch als Sprachnachricht, Foto oder Dokument. So schickst Du zum Beispiel einen Mietvertrag oder einen Beleg unterwegs an ViVi und bestätigst den Vorschlag später. Die WhatsApp-Steuerung wird schrittweise für Accounts freigeschaltet.
KI-Nachrichten verbrauchen bei ViVi Credits, die in jedem Plan enthalten und bei Bedarf zubuchbar sind; im Ultimate-Plan fällt kein Credit-Verbrauch an. Die KI-Funktionen selbst sind Teil jedes Plans, ein eigenes KI-Aufpreis-Paket gibt es nicht. ViVi startet ab 12 Euro im Monat bei jährlicher Abrechnung (Starter, bis 5 Einheiten) und lässt sich 7 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten.
Immobilienverwaltung mit KI
Wie ViVi den KI-Assistenten über die ganze Verwaltung legt, von A bis Z.
Verwaltung per WhatsApp
Dokumente, Belege und Fragen unterwegs direkt an ViVi schicken.
Belegverwaltung
Belege per Foto erfassen, von der KI auslesen und richtig zuordnen lassen.
Nebenkostenabrechnung
Von Umlageschlüsseln und Zählerständen bis zum fertigen Mieterbrief.
Beste Vermieter-Software
Der breitere Ratgeber: Kriterien, Software-Arten und Empfehlung nach Situation.
Loslegen
Teste ViVi 7 Tage kostenlos. Ohne Zahlungsdaten, endet automatisch, jederzeit kündbar.
Registrierung in 30 Sekunden. Dein erstes Objekt legst Du in unter 5 Minuten an.
