Nebenkosten
Die Nebenkostenabrechnung kostet vor allem deshalb Zeit, weil am Jahresende alles zusammengesucht wird: Belege, Zählerstände, Umlageschlüssel und die Briefe an die Mieter. Schneller wird sie, wenn diese Daten übers Jahr schon geordnet vorliegen und die Abrechnung sie automatisch zusammenführt. Diese Seite zeigt, an welchen Stellen Du am meisten Zeit sparst und wie ViVi den Ablauf verkürzt.
Für private Vermieter. Du prüfst und gibst frei, ViVi ersetzt keine Rechtsberatung.
Kurz erklärt
Schneller wird die Nebenkostenabrechnung, wenn Belege, Zählerstände und Umlageschlüssel übers Jahr schon geordnet vorliegen und die Abrechnung sie automatisch zusammenführt, statt sie am Jahresende aus Excel und Ordnern zusammenzusuchen.
Den größten Zeitgewinn bringt Vorarbeit über das Jahr: Belege erfasst Du laufend per Foto oder E-Mail, ViVi erkennt Betrag und Datum und ordnet sie dem Objekt zu. Zur Abrechnung führt ViVi Kosten, Umlageschlüssel je Kostenart und Zählerstände zusammen, teilt die Heizkosten nach der Heizkostenverordnung auf und erstellt die Mieterbriefe. Posten aus der letzten Abrechnung desselben Objekts kannst Du als Checkliste übernehmen, sodass Du Kostenarten und Verteilerschlüssel nicht neu anlegst. Am Ende prüfst Du und gibst frei, ViVi ersetzt keine Rechtsberatung.
Worauf Du Dich verlassen kannst
Das Problem
Die meiste Zeit geht nicht ins Rechnen, sondern ins Zusammensuchen. Belege liegen in Ordnern und Mails, Zählerstände müssen zusammengetragen, Umlageschlüssel je Kostenart bestimmt und für jeden Mieter ein Brief erstellt werden.
Kommt im nächsten Jahr die nächste Abrechnung, beginnt vieles von vorn. Genau diese wiederkehrende Handarbeit macht die Nebenkostenabrechnung langwierig, nicht die Abrechnung selbst.
Alles vorbereitet
Kosten, Umlageschlüssel, Zählerstände und Mieterbriefe laufen an einem Ort zusammen. Du prüfst und gibst frei, nichts wird automatisch verschickt.
Kosten und Umlage
Kosten je Objekt mit Umlageschlüssel je Kostenart
Belege
Belege übers Jahr per Foto erfassen, ViVi erkennt Betrag und Datum
Vorjahr
Posten der letzten Abrechnung als Checkliste übernehmen
Heizkosten
Heizkosten nach der Heizkostenverordnung aufteilen, inklusive CO2-Anteil
Zählerstände
Erfasste Zählerstände direkt in die Abrechnung übernehmen
Mieterbrief
Mieterbriefe je Einheit, Versand per E-Mail oder Post
ab 12 €
pro Monat bei jährlicher Abrechnung, mit allen Funktionen. Jeder Plan enthält die Nebenkostenabrechnung.
Zur NebenkostenabrechnungDu prüfst jede Abrechnung und gibst sie frei, ViVi bereitet vor und ersetzt keine Rechtsberatung. 7 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten.
Wo die Zeit hingeht
An diesen Stellen verkürzt sich der Ablauf am deutlichsten.
Belege übers Jahr sammeln
Wenn Rechnungen laufend per Foto oder E-Mail erfasst und dem Objekt zugeordnet werden, liegt zur Abrechnung schon alles bereit, statt am Jahresende gesucht zu werden.
Posten aus dem Vorjahr übernehmen
Beim Erstellen zeigt ViVi die Posten der letzten Abrechnung desselben Objekts als Checkliste. Ein Klick übernimmt Kostenart und Verteilerschlüssel, die Beträge trägst Du neu ein, sie werden nie kopiert.
Zählerstände direkt übernehmen
Erfasste Zählerstände fließen in die Abrechnung ein, statt sie erneut abzutippen. Zählerstand-Aufforderungen an Mieter kannst Du als Automation laufen lassen.
Umlageschlüssel und Heizkosten
Den Umlageschlüssel legst Du je Kostenart fest, die Heizkosten teilt ViVi nach der Heizkostenverordnung in Grund- und Verbrauchskosten auf, inklusive CO2-Anteil nach Gebäudestufe.
Mieterbriefe im Sammelversand
Die Briefe an alle Mieter entstehen gebündelt, den Kanal wählst Du je Mieter zwischen E-Mail, Post und Mieterportal. Alle Schreiben gibt es zusätzlich als ZIP.
Der Ablauf
Dieselben fünf Schritte, einmal von Hand und einmal mit ViVi. Sichtbar wird, an welcher Stelle die Zeit verloren geht und wo sie zurückkommt.
Belege bereitstellen
Von Hand: Rechnungen aus Ordnern, Mails und der Cloud zusammensuchen. Mit ViVi: übers Jahr per Foto oder E-Mail erfasst und dem Objekt zugeordnet, alles liegt schon bereit.
Kostenarten anlegen
Von Hand: jede Position und jeden Verteilerschlüssel neu bestimmen. Mit ViVi: die Posten des Vorjahres als Checkliste übernehmen, nur die neuen Beträge eintragen.
Umlage und Heizkosten
Von Hand: Umlage und die Heizkosten selbst rechnen. Mit ViVi: Umlageschlüssel je Kostenart, Zählerstände übernommen, Heizkosten nach der Heizkostenverordnung aufgeteilt.
Prüfen und freigeben
Von Hand: jeden Rechenweg selbst kontrollieren. Mit ViVi: eine nicht aufgehende Rechenprobe wird angezeigt, Du prüfst die Zahlen und gibst frei.
Mieterbriefe verschicken
Von Hand: für jeden Mieter ein Schreiben erstellen und einzeln verschicken. Mit ViVi: im Sammelversand, Kanal je Mieter zwischen E-Mail, Post und Mieterportal, alle Briefe zusätzlich als ZIP.
Die Reihenfolge bleibt gleich, die Handarbeit fällt weg. Du prüfst und gibst frei, ViVi ersetzt keine Rechtsberatung.
So sieht das aus
Nimm einen Vermieter, dessen Belege übers Jahr schon geordnet vorliegen. Zur Abrechnung übernimmt er die Kostenarten aus dem Vorjahr als Checkliste, trägt die neuen Beträge ein, prüft die nach Heizkostenverordnung aufgeteilten Heizkosten und verschickt die Mieterbriefe im Sammelversand. Ein fiktives Beispiel, das zeigt, wie sich der Ablauf verkürzt, wenn die Vorarbeit übers Jahr schon erledigt ist.
Häufige Fragen
Am schnellsten geht die Nebenkostenabrechnung, wenn Belege, Zählerstände und Umlageschlüssel übers Jahr schon geordnet vorliegen. Dann führt ViVi die Kosten je Objekt zusammen, teilt die Heizkosten nach der Heizkostenverordnung auf und erstellt die Mieterbriefe, statt dass Du am Jahresende alles aus Ordnern und Tabellen zusammensuchst. Posten aus der letzten Abrechnung übernimmst Du als Checkliste. Am Ende prüfst Du und gibst frei, ViVi ersetzt keine Rechtsberatung.
Die meiste Zeit geht ins Zusammensuchen, nicht ins Rechnen: Belege aus Ordnern und Mails zusammentragen, Zählerstände sammeln, Umlageschlüssel je Kostenart bestimmen und für jeden Mieter einen Brief erstellen. Wenn diese Schritte übers Jahr vorbereitet sind und die Abrechnung sie automatisch zusammenführt, verkürzt sich der Ablauf deutlich. Genau dort setzt ViVi an.
Ja. Beim Erstellen einer Abrechnung zeigt ViVi die Posten der jüngsten früheren Abrechnung desselben Objekts als Checkliste. Mit einem Klick übernimmst Du Kostenart und Verteilerschlüssel in das Kosten-Modal, der Betrag bleibt leer und wird neu eingetragen. Beträge werden nie aus dem Vorjahr kopiert, der Vorjahreswert dient nur als Hinweis.
Die Mieterschreiben entstehen im Sammelversand: Auf einer Übersicht siehst Du je Mieter Einheit, Zeitraum, Saldo und Status, fehlende Briefe werden beim Öffnen automatisch erstellt. Den Kanal wählst Du je Mieter zwischen E-Mail, Post und Mieterportal, vor dem Versand prüft ViVi die Voraussetzungen wie Absender und Bankverbindung. Alle Schreiben kannst Du zusätzlich als ZIP herunterladen.
Ja. ViVi bereitet die Abrechnung vor, die Freigabe bleibt bei Dir: Du prüfst die Kosten, die Aufteilung und die Briefe und gibst sie frei, nichts wird automatisch verschickt. Die Qualität des Ergebnisses hängt an den erfassten Daten, und ViVi ersetzt keine Rechtsberatung. Bei einer nicht aufgehenden Rechenprobe weist ViVi Dich darauf hin.
Ja. Du kannst ViVi 7 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten. Der Test endet automatisch, es entsteht keine Verpflichtung. So kannst Du ein Objekt anlegen, Belege erfassen und den Ablauf der Nebenkostenabrechnung ausprobieren, bevor Du Dich entscheidest.
Nebenkostenabrechnung
Der Funktionsumfang: Umlageschlüssel, Heizkosten, Belege und Mieterbrief.
Nebenkostenabrechnung ohne Excel
Warum Excel bei Umlageschlüsseln und Heizkosten an Grenzen stößt.
Belegverwaltung
Belege übers Jahr per Foto erfassen und dem Objekt zuordnen.
Steuerunterlagen vorbereiten
Belege und Einnahmen digital sammeln und an den Steuerberater übergeben.
Loslegen
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