Für private Vermieter
Als Vermieter geht die meiste Zeit nicht für große Entscheidungen drauf, sondern für kleine, immer gleiche Handgriffe: Kontoauszüge durchsehen, Belege abtippen, Rückstände im Blick behalten. Weil diese wiederkehrenden Aufgaben nach festen Mustern ablaufen, lassen sie sich weitgehend automatisieren. ViVi bereitet sie vor und macht Vorschläge, sodass Du prüfst und bestätigst, statt jede Zahl selbst zusammenzusuchen.
Für private Vermieter mit einer oder vielen Einheiten. 7 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten.
Kurz erklärt
Zeit sparst Du dort, wo Du bisher Dinge von Hand überträgst: ViVi gleicht Mietzahlungen mit den offenen Mieten ab, liest Belege per Foto aus, bereitet die Nebenkostenabrechnung vor und erinnert bei Rückständen, während Du nur noch prüfst und freigibst.
Der Gewinn entsteht nicht dadurch, dass eine einzelne Aufgabe schneller geht, sondern dass die Fleißarbeit rundherum wegfällt. Die KI arbeitet nach einem Bestätigungsprinzip: Sie schlägt vor, Du entscheidest, und nichts wird automatisch verbucht oder verschickt. Du behältst die Kontrolle über jeden Schritt und musst trotzdem nicht mehr jede Bankbuchung, jeden Beleg und jede Frist einzeln abgleichen. ViVi gibt es ab 12 € pro Monat bei jährlicher Abrechnung, und Du kannst es 7 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten.
Worauf Du Dich verlassen kannst
Der Überblick
Fünf Aufgaben machen im Alltag die meiste Arbeit. Zu jeder gibt es eine Automatisierung, die den zeitraubenden Teil übernimmt, während Du prüfst und bestätigst.
Kontoauszüge mit den Sollmieten abgleichen
Sonst gehst Du den Kontoauszug jeden Monat Zeile für Zeile durch und hakst jede Überweisung gegen die erwartete Miete ab. Die KI-Zahlungszuordnung ordnet eingehende Bankzahlungen den offenen Mieten mit einem Konfidenzwert zu, sobald Du Dein Konto über den PSD2-Dienstleister BanksAPI verbunden hast. Du bestätigst die Zuordnung, statt Beträge selbst zu vergleichen.
Belege abtippen und ablegen
Betrag, Datum und Beschreibung jeder Rechnung abzutippen und den richtigen Ordner zu suchen, kostet über das Jahr viele kleine Momente. Der Beleg-Assistent erkennt diese Angaben per Foto, Upload oder E-Mail und schlägt gleich das passende Objekt und die Kostenkategorie vor. Du kontrollierst den Vorschlag, statt alles neu einzugeben.
Die Nebenkostenabrechnung zusammenstellen
Umlageschlüssel, Zählerstände und Belege von Hand zusammenzutragen, zieht sich oft über Tage. ViVi bereitet die Abrechnung mit Umlageschlüssel, Zählerständen, den Vorgaben der HeizKV und dem Mieterbrief vor. Du prüfst das Ergebnis und gibst es frei, bevor etwas an die Mieter geht.
Bei Mietrückständen nachfassen
Ausstehende Mieten im Kopf zu behalten und im richtigen Moment zu erinnern, bindet Aufmerksamkeit, die woanders fehlt. Eine Automation versendet gestufte Zahlungserinnerungen per E-Mail, Post oder als To-Do, sobald Du für das Mietverhältnis einmal eine Zuordnungsregel hinterlegt hast. So läuft das Nachfassen, ohne dass Du daran denken musst.
Dokumente wiederfinden
Einen bestimmten Vertrag oder eine alte Rechnung zu suchen, heißt sonst, sich durch Mails, Cloud und Ordner zu klicken. Die Volltextsuche durchsucht per OCR auch den Inhalt Deiner hochgeladenen Dokumente, nicht nur die Dateinamen. So springst Du direkt zur passenden Stelle, statt lange zu blättern.
Das Problem
Die einzelnen Aufgaben in der Immobilienverwaltung sind selten kompliziert. Was Zeit frisst, ist das Hin und Her dazwischen: Die Kontobewegungen liegen bei der Bank, die Sollmieten in einer Tabelle, die Belege in Mails und Ordnern, die Zählerstände auf Zetteln. Für jeden Vorgang wechselst Du das Werkzeug, suchst die passende Information zusammen und trägst sie an die nächste Stelle. Dieses ständige Umschalten summiert sich, auch wenn keine einzelne Aufgabe für sich lange dauert.
Dazu kommt, dass dieselbe Angabe oft mehrfach erfasst wird: Eine Zahlung notierst Du im Kontoauszug, überträgst sie in die Mietübersicht und noch einmal in die Abrechnung. Jede dieser Kopien musst Du im Kopf oder auf Papier kontrollieren, und genau dort schleicht sich Arbeit ein, die nichts voranbringt. Automatisierung setzt hier an: Sie liest die Daten einmal ein, verknüpft sie miteinander und bereitet Dir die Prüfung vor, statt Dich jeden Schritt von Hand wiederholen zu lassen.
Automatisch übernommen
Die zeitraubenden Handgriffe laufen im Hintergrund, von der Zahlungszuordnung bis zur Erinnerung. Immer nach dem Bestätigungsprinzip, nie automatisch verbucht.
Zahlungserinnerung
Bleibt die Miete aus, geht die gestufte Erinnerung automatisch raus
Auslöser: Miete überfällig
Beispielweg 4 · WE 1 · Musterfirma GmbH · 910 €
Erinnerung nach 4 Tagen
Freundlicher Hinweis an den Mieter
Mahnung nach 14 Tagen
Zweite Stufe, als echter Brief
Zahlungen
Mietzahlungen per Bankabgleich den offenen Mieten zuordnen
Belege
Belege per Foto auslesen, Objekt und Kategorie vorschlagen
Erinnerungen
Gestufte Zahlungserinnerungen bei Rückständen versenden
Überblick
Kennzahlen, Cashflow und Vermietungsstand im Dashboard
Dashboard
Cashflow, Vermietungsstand und Rendite über den ganzen Bestand
Monatlicher Cashflow
890 €
Vermietungsübersicht
89% vermietet
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Häufige Fragen
Zeit gewinnst Du vor allem dort, wo Du heute Dinge von Hand überträgst. ViVi ordnet Mietzahlungen per Bankabgleich den offenen Mieten zu, liest Belege per Foto aus und schlägt Objekt und Kategorie vor, bereitet die Nebenkostenabrechnung vor und versendet auf Wunsch Zahlungserinnerungen. Du prüfst und bestätigst die Vorschläge, statt jede Zahl selbst zusammenzusuchen.
Am meisten Zeit fressen wiederkehrende Handgriffe: Kontoauszüge mit den Sollmieten abgleichen, Belege abtippen und ablegen, die Nebenkostenabrechnung zusammenstellen, bei Rückständen nachfassen und Dokumente wiederfinden. Genau diese Schritte lassen sich weitgehend automatisieren, weil sie nach festen Mustern ablaufen.
Nein, und das ist Absicht. ViVi arbeitet nach einem Bestätigungsprinzip: Die KI bereitet vor und macht Vorschläge, die Entscheidung bleibt bei Dir. Nichts wird automatisch verbucht oder verschickt. Du sparst die Fleißarbeit, behältst aber die Kontrolle über jeden Schritt.
Bleibt eine Miete aus, siehst Du den Rückstand im Mieten-Tracker, und eine Automation kann gestufte Zahlungserinnerungen per E-Mail, Post oder als To-Do versenden. Damit wiederkehrende Zahlungen automatisch erkannt werden, hinterlegst Du einmal eine Zuordnungsregel für das Mietverhältnis.
Nein. Du kannst mit einem Objekt beginnen und die zeitraubendsten Aufgaben zuerst automatisieren, etwa den Zahlungsabgleich oder die Belegerfassung. Bestehende Objekt- und Mieterdaten lassen sich übernehmen, sodass Du nicht bei null anfängst.
ViVi kostet ab 12 € pro Monat bei jährlicher Abrechnung, mit allen Funktionen. Der Starter deckt bis zu 5 Einheiten ab, größere Pläne mehr. Du kannst 7 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten.
Automationen
Zahlungserinnerungen und Zählerstand-Aufforderungen laufen von selbst.
Mietentracker
Mieteingänge per Bankabgleich prüfen, Rückstände sofort erkennen.
Wann lohnt sich Vermieter-Software?
Woran Du erkennst, ab wann sich eine Software statt Excel rechnet.
Vermieter-Software
Mieten, Belege und Nebenkosten zentral statt in Excel und Ordnern.
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