Die Abrechnung von ista oder Techem liegt auf dem Tisch, sauber aufgeschlüsselt, jede Wohnung mit ihrem Betrag. Trotzdem musstest Du in ViVi bisher Zähler und Verteilerschlüssel eintragen, damit die Heizkosten Deines Mehrfamilienhauses in die Nebenkostenabrechnung kommen. Am Ende standen dort andere Zahlen als in dem Schreiben, das Dein Mieter parallel im Briefkasten hatte. Das ist vorbei. Du sagst ViVi jetzt an der Kostenzeile, dass bereits extern abgerechnet wurde, lädst die Abrechnung als PDF hoch und übernimmst die Beträge so, wie sie dort stehen.
Was sich im Mehrfamilienhaus ändert
Bisher hat ViVi Heiz- und Warmwasserkosten im Mehrfamilienhaus immer selbst aufgeteilt. Die Grundkosten liefen nach Fläche, die Verbrauchskosten nach Zähler. Das ist der richtige Weg, wenn Du nur eine Gesamtrechnung des Versorgers hast. Es ist doppelte Arbeit, wenn ein Messdienstleister die Aufteilung längst gemacht hat.
Deshalb entscheidest Du das jetzt beim Anlegen der Kostenzeile. Im Formular stehen zwei Karten nebeneinander. ViVi teilt auf ist das bisherige Verhalten. Bereits extern abgerechnet ist der neue Weg. Wählst Du ihn, brauchst Du keinen Verteilerschlüssel und keine Zählerstände. Du trägst nur den Gesamtbetrag laut Abrechnung ein.
Danach blendet der Assistent den Schritt Heizkosten ein. Dort erfasst Du die Beträge je Wohnung, entweder per Upload oder von Hand. Wir verwalten unsere Immobilien selbst und haben genau diesen Umweg jedes Jahr gebaut. Er war der Grund, warum die eigene Abrechnung und die des Messdienstes am Ende auseinanderliefen.
Das PDF macht die Tipparbeit
Im Heizkosten-Schritt ziehst Du die Abrechnung Deines Messdienstleisters in die Dropzone. ViVi liest die Nutzungszeiträume aus, die Beträge je Wohnung und eine ausgewiesene CO2-Erstattung. Die Analyse dauert bis zu drei Minuten, das PDF darf 24 MB groß sein.
Danach zeigt ViVi jeden erkannten Eintrag mit Zeitraum, Betrag und einem Auswahlfeld für das passende Mietverhältnis. Wo die Zuordnung eindeutig ist, steht sie schon drin. ViVi vergleicht dafür die Wohnungsbezeichnung aus der Abrechnung mit Deinen Einheiten und danach die Zeiträume. Bleibt es mehrdeutig, etwa weil zwei Mietverhältnisse gleich gut passen, bleibt das Feld leer und Du entscheidest. Nach dem Klick auf Beträge übernehmen stehen die Werte in der Tabelle je Wohnung. Ändern kannst Du sie dort weiterhin von Hand.
Wer lieber tippt, überspringt den Upload einfach. Das Feld für den Betrag steht je Mietverhältnis immer bereit, auch ohne Analyse.
Was passiert mit Leerstand?
Beträge, die Du keinem Mietverhältnis zuordnest, verteilt ViVi nicht um. Sie bleiben sichtbar bei Dir als Eigentümer. Dafür gibt es in der Tabelle eine eigene Zeile, in die Du auch selbst etwas eintragen kannst. In der Abrechnung Deiner Mieter taucht sie nicht auf. Der typische Fall ist die Lücke zwischen zwei Mietern, für die der Messdienst einen eigenen Nutzungszeitraum ausweist.
Passt die Summe der übernommenen Beträge nicht zum Gesamtbetrag der Kostenzeile, fragt ViVi, ob der Gesamtbetrag angepasst werden soll. Diese Entscheidung triffst Du, ViVi ändert von sich aus nichts.
Warum das CO2-Häkchen bewusst aus ist
Weist die Abrechnung eine CO2-Erstattung für Dich als Vermieter aus, kannst Du sie als Gutschrift an die Mieter übernehmen. Im Mehrfamilienhaus ist das Häkchen dafür standardmäßig nicht gesetzt. Messdienstleister ziehen den Vermieteranteil dort meistens schon auf Gebäudeebene ab. Wäre das Häkchen gesetzt, würde derselbe Betrag ein zweites Mal abgezogen. ViVi weist im Schritt darauf hin, worauf Du in Deiner Abrechnung achten musst.
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Kostenlos startenDie Eigentumswohnung fragt jetzt anders
Für die vermietete Eigentumswohnung gibt es den Heizkosten-Schritt schon seit Juli. Neu ist dort die Fragefolge. Statt vier gleichrangiger Kacheln, die nach der Struktur des Dokuments fragten, führen Dich zwei einfache Fragen. Zuerst, wie Dir die Abrechnung vorliegt: als PDF zum Hochladen, auf Papier zum Übertragen oder gar nicht, wenn Du nur den Gesamtbetrag kennst. Danach fragt ViVi, was darin steht. Der PDF-Upload sitzt jetzt direkt in diesem Schritt und ist nicht mehr nur über die KI-Analyse der Hausgeldabrechnung erreichbar. An den Rechenwegen und den Ergebnissen ändert das nichts, nur am Weg dorthin. Wie der Strang für die Eigentumswohnung insgesamt funktioniert, steht im Artikel Heizkosten der Eigentumswohnung auf den Mieter umlegen.
Wo der Weg endet
Der Upload liest fertige Beträge je Nutzer aus. Enthält die Abrechnung nur Bausteine wie Grund- und Verbrauchskosten ohne fertige Aufteilung, sagt ViVi das offen. Dann gehst Du den Weg über die manuelle Erfassung. Passt kein einziger erkannter Zeitraum in Deinen Abrechnungszeitraum, meldet ViVi den Verdacht auf ein falsches Abrechnungsjahr. Mietverhältnisse, die sich nur teilweise überschneiden, etwa bei wechselnden WG-Mitgliedern, bleiben für die automatische Übernahme gesperrt. Und der Weg gilt für die Nebenkostenabrechnung über den Assistenten, im Chat legt ViVi weiterhin keine Abrechnung für ein Mehrfamilienhaus an.
Aus unserer Sicht ist das der ehrlichere Umgang mit einer Abrechnung, die schon existiert. ViVi rechnet nicht nach, was ein Messdienstleister nach der Heizkostenverordnung berechnet hat, sondern nimmt die Zahlen und legt sie sauber auf die Mietverhältnisse um. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung dazu steht im Hilfe-Center unter Heizkosten aus der Messdienst-Abrechnung übernehmen, die Feature-Seite fasst den Ablauf unter Heizkosten übernehmen zusammen.
Häufige Fragen zu Heizkosten im Mehrfamilienhaus
Für welche Abrechnungen gilt die Übernahme?
Immer dann, wenn Du ein Mehrfamilienhaus selbst abrechnest und für Heizung oder Warmwasser eine fertige Aufteilung je Wohnung in der Hand hast. An der Kostenzeile wählst Du dann die Karte „Bereits extern abgerechnet“. Für die vermietete Eigentumswohnung läuft der Weg weiterhin über die Hausgeldabrechnung.
Muss ich das PDF hochladen?
Nein. Der Upload spart das Abtippen, Pflicht ist er nicht. In der Tabelle je Wohnung steht zu jedem Mietverhältnis ein Feld für den Betrag, das Du direkt ausfüllen kannst. Auch nach einer Analyse bleibt jeder Wert änderbar.
Was passiert mit Beträgen, die zu keinem Mieter gehören?
Die trägst Du selbst. Dafür gibt es in der Tabelle die Zeile „Eigentümer / Leerstand“, die in der Abrechnung Deiner Mieter nicht erscheint. Typisch ist das bei Leerstandszeiten zwischen zwei Mietverhältnissen.
Soll ich die CO2-Erstattung als Gutschrift übernehmen?
Nur wenn Deine Abrechnung ausweist, dass Du den Betrag noch erstatten musst. Im Mehrfamilienhaus ist das Häkchen deshalb standardmäßig aus. Steht in der Abrechnung „bereits berücksichtigt“, ist der Vermieteranteil in den Beträgen je Wohnung schon abgezogen.
Wie groß darf das PDF sein und wie lange dauert die Analyse?
Die Abrechnung darf als PDF höchstens 24 MB groß sein, die Analyse dauert bis zu drei Minuten. Bricht sie ab, weist ViVi darauf hin und Du trägst die Beträge von Hand ein.
Hinweis: Dieser Artikel beschreibt, wie ViVi Dich bei der Nebenkostenabrechnung unterstützt. Er ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.
