Vorauszahlung nach der Nebenkostenabrechnung: den neuen Betrag macht ViVi beim Abschließen

Die Abrechnung steht, unter dem Strich zahlt Dein Mieter 300 Euro nach. Und im nächsten Jahr wieder, weil seine monatliche Vorauszahlung immer noch zu niedrig ist. Bisher hieß das: neuen Betrag selbst ausrechnen, im Brief formulieren, danach von Hand im Mietverhältnis nachtragen. Drei Schritte, drei Gelegenheiten, es zu vergessen.

Seit dem 23. September 2026 macht ViVi diese drei Schritte in einem. Beim Abschließen einer Nebenkostenabrechnung schlägt ViVi für jeden Mieter eine neue monatliche Vorauszahlung vor. Was Du anhakst, steht anschließend im Abrechnungsbrief und liegt als geplante Mietanpassung im Mieten-Tracker.

Woher der vorgeschlagene Betrag kommt

Grundlage ist ausschließlich die Abrechnung, die Du gerade abschließt. Der Jahresanteil des Mieters geteilt durch die Monate des Zeitraums, kaufmännisch gerundet auf volle Euro. Aus 1.740 Euro Jahresanteil werden also 145 Euro im Monat. Einen Sicherheitsaufschlag rechnet ViVi bewusst nicht dazu.

War ein Mieter nur einen Teil des Zeitraums da, wäre sein Anteil als Monatsbetrag zu niedrig. ViVi rechnet deshalb erst auf den vollen Zeitraum hoch und teilt dann. Wer im April eingezogen ist, bekommt einen Vorschlag, der zu zwölf Monaten passt, nicht zu neun.

Bei einem Guthaben geht der Vorschlag nach unten. Wer seit Jahren zu viel zahlt, bekommt den niedrigeren Betrag genauso vorgeschlagen wie der Nachzahler den höheren.

Eine Feinheit, die in der Praxis zählt: Als bisherige Vorauszahlung nimmt ViVi nicht den Stand aus den Stammdaten, sondern den, der zum Stichtag der Anpassung gilt. Eine geplante Index- oder Staffeländerung ist darin also schon enthalten. Sonst würde die Differenz in der Tabelle trügen.

Du entscheidest je Zeile

Der Abschluss-Dialog zeigt eine Zeile je Mietverhältnis mit dem Anteil laut Abrechnung, der bisherigen Vorauszahlung, dem Vorschlag und der Differenz. Vorausgewählt ist nichts. Du hakst an, was angepasst werden soll.

Den Betrag kannst Du überschreiben. Rechnest Du mit steigenden Energiekosten und willst 150 statt 145 Euro ansetzen, trägst Du das ein. Die Eingabe hakt die Zeile automatisch an. Oben steht ein Feld Wirksam ab, vorbelegt mit dem übernächsten Monatsersten, zur Auswahl stehen die nächsten zwölf. Der Button zählt mit und heißt dann etwa „Abschließen und 2 Anpassungen vormerken".

Lässt Du alle Kästchen leer, läuft der Abschluss wie in den Jahren davor. Die Abrechnung wird festgeschrieben und die Briefe entstehen. Wer den Vorschlag nicht braucht, merkt nichts davon.

Der Brief kündigt die Anpassung an

Für jeden angehakten Mieter trägt der Abrechnungsbrief einen zusätzlichen Absatz. Er steht auf Seite eins direkt unter der Zusammenfassung, nicht irgendwo hinter der Kostenaufstellung. Neue Vorauszahlung und neue Gesamtmiete stehen fett.

Der Absatz nennt den bisherigen und den neuen Betrag, das Gültigkeitsdatum und die künftige Gesamtmiete. Als Begründung steht dort, woher der Betrag stammt, nämlich aus einem Zwölftel der Kosten dieser Abrechnung. Den genauen Wortlaut zeigen wir im Hilfe-Artikel.

Die Gesamtmiete bildet ViVi aus der Kaltmiete zum Stichtag, der neuen Vorauszahlung und den Nebenleistungen des Monats, also etwa Garage oder Stellplatz. Läuft Miete oder Vorauszahlung mit Umsatzsteuer, hängt ViVi den entsprechenden Zusatz an. Bei einer Senkung endet der Satz mit „herab" statt mit „an".

Einen Paragrafen nennt der Absatz nicht, weder bei Wohnraum noch bei Gewerbe. Das ist eine bewusste Entscheidung. Welche Grundlage im Einzelfall trägt, hängt am Mietvertrag. Diese Einordnung nehmen wir Dir nicht ab.

Die Anpassung landet im Mieten-Tracker

Nach dem Abschluss liegt jede angehakte Zeile als geplante Mietanpassung am Mietverhältnis, mit dem Vermerk, dass sie einen versendeten Brief braucht. Wirksam wird sie erst, wenn der Abrechnungsbrief raus ist, per E-Mail, per Post oder als versendet markiert. Solange er liegen bleibt, ändert sich an den Stammdaten nichts.

Zum Stichtag schreibt ViVi den neuen Betrag dann selbst ins Mietverhältnis. Die Sollstellung im Mieten-Tracker rechnet ab diesem Monat damit. Denselben Weg kennst Du von der Indexmiete.

Korrigierst Du die Abrechnung später über Korrigieren, nimmt ViVi die noch nicht aktiven Anpassungen zurück. Die Kopie schlägt beim Abschluss auf Basis der neuen Zahlen erneut vor. Bereits aktive Anpassungen bleiben als Historie stehen.

Wo ViVi nichts vorschlägt

Anpassen lässt sich nur, wo eine Vorauszahlung vereinbart ist. Bei Pauschal- und Inklusivmieten gibt es nichts anzupassen, bei selbst genutzten oder verkauften Einheiten und bei Sondervermietungen ebenso wenig. Wer vor dem Stichtag auszieht, steht ebenfalls nur gedämpft in der Tabelle. Der Grund steht jeweils an der Stelle, an der sonst der Betrag stünde.

Und der Stichtag muss in der Zukunft liegen. Rückwirkend die Vorauszahlung anheben geht nicht, auch nicht über den Umweg des Abschluss-Dialogs.

Wie der Ablauf Schritt für Schritt aussieht, steht im Hilfe-Artikel Vorauszahlungen beim Abschluss anpassen. Einen Überblick über das Feature gibt die Seite Vorauszahlung anpassen. Wie die Abrechnung selbst entsteht, haben wir in Nebenkostenabrechnung erstellen beschrieben. Für die Miete selbst gibt es Mieterhöhung richtig umsetzen.

Häufige Fragen zur neuen Vorauszahlung

Muss ich jeden Vorschlag übernehmen?

Nein. Es ist keine Zeile vorausgewählt. Du hakst an, was Du anpassen willst. Der Rest bleibt so, wie er ist.

Kann ich einen eigenen Betrag eintragen?

Ja. Das Feld in der Spalte „Neu / Monat" lässt sich überschreiben. Sobald Du dort etwas eingibst, hakt ViVi die Zeile an.

Schlägt ViVi auch Senkungen vor?

Ja. Hat die Abrechnung ein Guthaben ergeben, liegt der Vorschlag unter der bisherigen Vorauszahlung. Die Differenz steht dann mit Minus in der Tabelle.

Ab wann gilt der neue Betrag?

Zum gewählten Stichtag, vorausgesetzt der Abrechnungsbrief ist raus. Bis dahin steht die Anpassung nur als geplant am Mietverhältnis.

Was passiert bei einem Mieterwechsel?

Endet das Mietverhältnis vor dem Stichtag, schlägt ViVi nichts vor. Für den neuen Mieter vereinbarst Du die Vorauszahlung wie gewohnt im Mietvertrag.

Hinweis: Dieser Artikel beschreibt eine Funktion in ViVi und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.