Für Vermieter, die nicht jedes Jahr dieselbe Nachzahlung sehen wollen

Nebenkostenvorauszahlung anpassen

Beim Abschließen der Nebenkostenabrechnung schlägt ViVi für jeden Mieter den neuen Monatsbetrag vor. Du hakst an, was passen soll. Der Brief kündigt die Anpassung an, das Mietverhältnis zieht zum Stichtag nach.

7 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten. Die Rechtsgrundlage der Anpassung bleibt Deine Entscheidung.

Nebenkostenabrechnung

Neue Vorauszahlungen

Vorschlag aus der Abrechnung 2025 · ein Zwölftel des Anteils

Wirksam ab November 2026
Mieter Anteil Bisher Neu / Monat Differenz
Max MustermannWE 1 1.740,00 € 120,00 € 145,00 € +25,00 €
Erika MusterfrauWE 2 · Zeitanteil 75,3 % 1.017,00 € 100,00 € 113,00 € +13,00 €
Jonas MusterWE 3 1.596,00 € 145,00 € 133,00 € -12,00 €
Lena BeispielWE 4 1.188,00 € 110,00 € Pauschalmiete

Kurz erklärt

Wie passe ich die Nebenkostenvorauszahlung an?

Beim Abschließen der Nebenkostenabrechnung legt ViVi Dir je Mieter einen neuen Monatsbetrag vor und schreibt jede angehakte Zeile als Absatz in den Abrechnungsbrief.

Mehr dazu

Der Vorschlag ist ein Zwölftel der Kosten, die laut dieser Abrechnung auf den Mieter entfallen, kaufmännisch auf volle Euro gerundet. Bei einem Teiljahr rechnet ViVi vorher auf den ganzen Zeitraum hoch. Du kannst jeden Betrag überschreiben, Zeilen weglassen oder das Wirksamkeitsdatum ändern. Angehakte Zeilen liegen danach als geplante Mietanpassung am Mietverhältnis und werden mit dem Versand des Abrechnungsbriefs wirksam. Wo keine Vorauszahlung vereinbart ist, schlägt ViVi nichts vor.

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Das Problem

Warum dieselbe Nachzahlung wiederkommt

Die Abrechnung ist fertig, der Mieter zahlt 300 Euro nach. Dass seine monatliche Vorauszahlung zu niedrig ist, steht nirgends. Im nächsten Jahr sitzt Du vor demselben Betrag.

Ohne ViVi

  • Den neuen Monatsbetrag je Mieter selbst ausrechnen
  • Einen zweiten Brief schreiben, damit die Erhöhung angekündigt ist
  • Den Betrag später von Hand im Mietverhältnis nachtragen
  • Bei Teiljahres-Mietern beim Hochrechnen danebenliegen

Mit ViVi

  • Der Vorschlag steht beim Abschluss schon daje Mieter
  • Teiljahre rechnet ViVi selbst auf den vollen Zeitraum hoch
  • Die Ankündigung steht im AbrechnungsbriefSeite eins
  • Das Mietverhältnis zieht zum Stichtag von selbst nach
  • Guthaben führen zu einem niedrigeren Vorschlag, nicht nur Nachzahlungen

Was ViVi übernimmt

Rechnen, ankündigen, nachziehen

Aus den Zahlen der Abrechnung entstehen Vorschlag, Brieftext und Mietanpassung in einem Schritt.

Im Mietverlauf

Die angehakte Zeile liegt als geplante Anpassung am Mietverhältnis, zum gewählten Stichtag.

Mietverhältnis

Mietverlauf Familie Sommer

Musterstraße 12 · Wohnung EG

  1. Frühere Miete nachtragen

    vor dem Einzugsmonat

  2. Seit 09/2023 · Mietbeginn

    760 € kalt + 150 € NK

  3. Ab 07/2025 · Indexanpassung

    800 € kalt +40,00 € (+5,3 %)

    aktiv
  4. Ab 09/2026 · Mieterhöhung

    850 € kalt +50,00 € (+6,3 %)

    Bezogen auf den Mietstand am Stichtag, nicht auf die heutige Miete

    geplant

Brief an den Mieter

ViVi bietet nach dem Speichern an, die Mitteilung zur Mieterhöhung zu erstellen

Entwurf

Ein Zwölftel

Der Anteil laut Abrechnung, geteilt durch die Monate, auf volle Euro gerundet.

Teiljahr

Wer erst im April eingezogen ist, bekommt einen Vorschlag für zwölf Monate.

Nichts vorausgewählt

Ohne Haken läuft der Abschluss wie bisher. Du entscheidest je Zeile.

Eigener Betrag

Du überschreibst den Vorschlag. Die Eingabe hakt die Zeile gleich an.

Absatz im Brief

Neue Vorauszahlung und neue Gesamtmiete stehen auf Seite eins.

Erst mit dem Versand

Bis der Brief raus ist, ändert sich an den Stammdaten nichts.

ab 12 €

pro Monat bei jährlicher Abrechnung, mit allen Funktionen. Der Vorschlag beim Abschluss ist in jedem Plan dabei.

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Beispiel aus dem Alltag

Vier Wohnungen, zwei Anpassungen

Die Abrechnung 2025 für Deine Musterstraße ist fertig. Auf Max Mustermann in WE 1 entfallen 1.740 Euro, gezahlt hat er 12 mal 120 Euro. Also 300 Euro Nachzahlung und ein Vorschlag von 145 Euro im Monat. Du setzt 150 Euro ein, weil der Gasvertrag im Frühjahr teurer wird. Erika Musterfrau ist im April eingezogen, ihr Anteil von 1.017 Euro deckt nur drei Viertel des Jahres. ViVi rechnet hoch und schlägt 113 Euro statt bisher 100 vor. Die Zeile hakst Du ebenfalls an. Jonas Muster in WE 3 hat ein Guthaben, sein Vorschlag liegt zwölf Euro unter dem bisherigen Betrag. Den lässt Du diesmal liegen. Die vierte Wohnung läuft auf Pauschalmiete und steht nur gedämpft in der Liste. Der Button heißt jetzt „Abschließen und 2 Anpassungen vormerken". Nach dem Klick sind die Abrechnung festgeschrieben und die Briefe fertig, zwei davon mit einem Absatz zur neuen Vorauszahlung. Sobald Du sie verschickst, laufen die beiden Anpassungen zum 1. November in die Mietverhältnisse.

Häufige Fragen

Rund um die Vorauszahlung

Eine Nebenkostenvorauszahlung ist der monatliche Betrag, den ein Mieter zusätzlich zur Kaltmiete für Betriebskosten zahlt. Am Jahresende wird er gegen die tatsächlichen Kosten gerechnet. Liegt er zu niedrig, entsteht eine Nachzahlung, liegt er zu hoch, gibt es ein Guthaben. Anpassen lässt sich der Betrag nur dort, wo im Mietvertrag eine Vorauszahlung vereinbart ist. Bei einer Pauschale gibt es nichts anzupassen.

Aus dieser einen Abrechnung. ViVi nimmt den Anteil, der auf den Mieter entfällt, teilt ihn durch die Monate des Abrechnungszeitraums und rundet kaufmännisch auf volle Euro. War der Mieter nur einen Teil des Zeitraums da, rechnet ViVi seinen Anteil vorher auf den vollen Zeitraum hoch. Einen Sicherheitsaufschlag gibt es nicht. Als bisherigen Betrag nimmt ViVi die Vorauszahlung, die zum gewählten Stichtag gilt, also inklusive geplanter Index- oder Staffeländerungen.

Du wählst im Dialog ein Wirksamkeitsdatum, vorbelegt ist der übernächste Monatserste. Zur Auswahl stehen die nächsten zwölf Monatsersten. Wirksam wird die Anpassung aber erst, wenn der Abrechnungsbrief versendet oder als versendet markiert ist. Bis dahin liegt sie als geplante Mietanpassung am Mietverhältnis, ohne die Stammdaten zu ändern.

Ja. Hat die Abrechnung für einen Mieter ein Guthaben ergeben, liegt der Vorschlag unter der bisherigen Vorauszahlung. Die Differenz steht dann mit Minus in der Tabelle. Übernehmen musst Du keinen Vorschlag, es ist keine Zeile vorausgewählt.

Bei Pauschal- und Inklusivmieten, bei selbst genutzten oder verkauften Einheiten, bei Sondervermietungen und bei Mietverhältnissen, die vor dem Stichtag enden. Diese Zeilen stehen gedämpft in der Tabelle, mit dem Grund an der Stelle des Betrags. Auch ohne vereinbarte Vorauszahlung schlägt ViVi nichts vor.

Nein. Der Absatz im Abrechnungsbrief nennt bewusst keine Rechtsgrundlage, weder bei Wohnraum noch bei Gewerbe. Er nennt den bisherigen und den neuen Betrag, das Gültigkeitsdatum und die neue Gesamtmiete. Welche Grundlage im Einzelfall trägt, hängt am Mietvertrag und liegt in Deiner Verantwortung als Vermieter.

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