Firmenstrukturen im Chat ohne Account-Wechsel

Wer seine Immobilien nicht nur privat hält, arbeitet in ViVi mit mehreren Accounts. Die vermögensverwaltende GmbH ist eine eigene Firmenstruktur, die GbR mit dem Bruder eine zweite. Bisher hieß das im Chat: erst oben links in den passenden Account wechseln, dann ViVi bitten, dort etwas anzulegen. Jeder Handwerkerbeleg für die GmbH kostete diesen Umweg. Das entfällt.

Was ViVi jetzt macht

ViVi kennt im Chat Deines Hauptaccounts die Firmenstrukturen, die zu Dir gehören. Du sagst, worum es geht, ViVi arbeitet im richtigen Rechtsträger. Der Wechsel läuft im Hintergrund und wird nicht kommentiert.

• Beleg landet im richtigen Rechtsträger. Lädst Du eine Rechnung hoch, gleicht ViVi den Rechnungsempfänger mit Deinen Accounts ab. Passt es eindeutig, wird direkt dort gebucht.
• Du sagst einfach, wo. „Leg das Objekt in der Müller GmbH an" reicht. Kein Umschalten, keine Rückfrage.
• Belege gelten accountübergreifend. Du lädst die Datei im Hauptaccount hoch und lässt sie in einer Deiner Strukturen verbuchen.
• Auch in WhatsApp. Der ViVi-Chat per WhatsApp läuft immer über Deinen Hauptaccount und hat damit dieselbe Struktursicht wie der Web-Chat.

Wie ViVi den richtigen Account erkennt

Die Zuordnung läuft über zwei Signale. Das eine bist Du selbst, wenn Du den Account im Satz nennst. Das andere ist der Rechnungsempfänger auf dem Beleg, den ViVi ohnehin ausliest.

Passt der Empfänger eindeutig zu einem Deiner Accounts, bucht ViVi dort. Passt er zu keinem oder zu mehreren, kommt genau eine Rückfrage, zum Beispiel „Soll ich das im Hauptaccount oder in der Müller GmbH erfassen?". Geraten wird nicht. Eine Buchung im falschen Rechtsträger ist der teuerste Fehler, den ein Portfolio mit mehreren Gesellschaften machen kann, deshalb fragt ViVi lieber einmal nach. Hast Du nur einen Account, fragt sie gar nicht.

Der Ziel-Account steht in jeder Bestätigung

Vor jedem Anlegen und jeder Änderung zeigt ViVi die Übersicht mit allen Werten. Neu ist die erste Zeile darin.

Anlegen in: Müller GmbH
Objekt: Musterstraße 12 · Kostenart: Instandhaltung · Betrag: 486,15 €

Diese Zeile beantwortet die Frage, die man sonst erst nach dem Speichern stellt. Aus unserer Sicht ist sie der wichtigere Teil des Updates. Bequemer wird es durch den wegfallenden Account-Wechsel, verlässlich wird es durch die Nennung des Ziel-Accounts.

Wo die Struktursicht nicht gilt

Die Sicht auf mehrere Accounts gibt es bewusst nur im Hauptaccount. Wechselst Du selbst per Seitenleiste in eine Struktur, arbeitet ViVi strikt nur dort. Wer eine harte Trennung will, bekommt sie also weiterhin.

• ViVi bewegt sich nur innerhalb Deiner eigenen Account-Familie. Fremde Portfolios kann sie weder sehen noch ansprechen.
• WhatsApp sowie die Anbindung an ChatGPT und Claude lassen sich weiterhin nur aus dem Hauptaccount heraus einrichten. In einer Struktur tragen die beiden Karten in den Einstellungen einen entsprechenden Hinweis.
• Für Mehrfamilienhäuser bleibt der Abrechnungs-Assistent der Weg zur Nebenkostenabrechnung. ViVi sagt das im Chat jetzt genau so, statt den Eindruck zu erwecken, das Produkt könne keine MFH-Abrechnung.

Die vollständige Anleitung inklusive aller Voraussetzungen steht im Hilfe Center unter ViVi in Firmenstrukturen nutzen. Was eine Firmenstruktur überhaupt ist und welche Rechtsformen ViVi kennt, erklärt die Feature-Seite zu Firmenstrukturen.

Ebenfalls neu beim Anlegen von Mietverhältnissen

Zwei Dinge, die vorher regelmäßig zu Nacharbeit geführt haben, erledigt ViVi jetzt beim Anlegen mit.

Separat bepreiste Posten landen nicht mehr in der Kaltmiete. Steht im Vertrag eine Grundmiete von 950 € inklusive 50 € für den Stellplatz, macht ViVi daraus eine Kaltmiete von 900 € plus eine Zusatzvermietung Stellplatz über 50 €. Das gilt genauso für Garage, Lager, Keller, Einbauküche und Möblierungszuschlag.

Stehen mehrere Personen im Vertrag, fragt ViVi einmal nach. Bei einem Paar entsteht ein Mietverhältnis mit Mitmietern. Bei einer WG mit getrennten Verträgen entsteht pro Person ein eigenes Mietverhältnis auf derselben Einheit, zusammen mit der Zimmerzahl, damit der Leerstand richtig gerechnet wird. Steht nur ein Name im Vertrag, fragt sie nicht. Mehr dazu in Mieter & Zahlungen mit ViVi KI.

Häufige Fragen zu Firmenstrukturen im ViVi-Chat

Brauche ich Firmenstrukturen, damit sich für mich etwas ändert?

Die Struktursicht schaltet sich nur frei, wenn zu Deinem Hauptaccount mindestens eine Firmenstruktur gehört. Hast Du nur einen Account, verhält sich ViVi genau wie bisher und fragt auch nichts zum Rechtsträger.

Kann ViVi auf Accounts anderer Nutzer zugreifen?

Nein. ViVi wechselt ausschließlich zwischen Deinen eigenen Accounts, also Deinem Hauptaccount und den Strukturen, die daran hängen. Daten anderer Nutzer sind für sie unerreichbar.

Woher weiß ich, in welchem Rechtsträger ViVi bucht?

Vor jedem Anlegen und jeder Änderung zeigt ViVi Dir eine Übersicht. Ganz oben steht der Ziel-Account, zum Beispiel „Anlegen in: Müller GmbH". Erst nach Deiner Bestätigung wird gespeichert.

Funktioniert das auch per WhatsApp?

Ja. Der ViVi-Chat per WhatsApp läuft immer über Deinen Hauptaccount und hat damit dieselbe Struktursicht wie der Web-Chat. Verbinden kannst Du Deine Nummer nur im Hauptaccount.